Mange af de data, der kan afgøre en civil sag, ligger hos modparten: logs, mails, ordrehistorik, versioner af dokumenter. En opfordring til at fremlægge eller oplyse om dem er et billigt og hurtigt redskab. Men en opfordring virker kun, hvis den er præcis nok til, at et manglende eller uklart svar kan tillægges betydning.
Reglerne kort
Efter retsplejelovens § 344, stk. 2, kan retten ved bevisbedømmelsen tillægge det virkning til fordel for modparten, hvis en part undlader at efterkomme modpartens opfordringer, eller hvis partens erklæringer om faktiske forhold er uklare eller ufuldstændige.
Pålægger retten efter en editionsbegæring en part at fremlægge dokumenter, og efterkommer parten det ikke uden lovlig grund, gælder samme regel (§ 298, stk. 2). Retten kan også selv opfordre en part til at føre bevis, og undlader parten det, kan det tillægges virkning ved bevisbedømmelsen (§ 339, stk. 3, og § 344, stk. 3).
Reglerne giver retten en mulighed, ikke en pligt. Om et manglende svar får betydning, afhænger af sagen.
Hvorfor præcision betyder alt
En opfordring om “al relevant korrespondance” kan modparten besvare med et udvalg, et afslag eller et “det har vi ikke”. Ingen af svarene kan retten bruge til ret meget. En præcis opfordring gør det derimod tydeligt, hvad der mangler, og gør det sværere at undvige.
En teknisk præcis opfordring angiver:
- Systemet. Hvilken mailtjeneste, hvilket ERP-system, hvilken log.
- Konti eller brugere. Hvilke personer eller funktionsadresser.
- Perioden. Fra og til, med dato.
- Dataene. Mails, logposter, ændringshistorik, versioner.
- Formatet. Fx originale mails i et format med metadata eller logs som rå tekstfiler, ikke kun en PDF.
Samme tankegang gælder for editionsbegæringer. → Editionsbegæring set fra IT-siden
Gode og dårlige opfordringer
- “Sagsøgte opfordres til at fremlægge alle logs.” · “Sagsøgte opfordres til at fremlægge loginloggen for brugerkontoen [navn] i [system] for perioden 1.-15. marts med tidszone angivet.”
- “Sagsøgte opfordres til at fremlægge mails om projektet.” · “Sagsøgte opfordres til at fremlægge mails mellem [adresse] og [adresse] i perioden [dato]-[dato] i et format, der bevarer metadata.”
- “Sagsøgte opfordres til at oplyse, hvad der er slettet.” · “Sagsøgte opfordres til at oplyse, hvilke opbevaringsregler der gjaldt for [system] i perioden, og om de blev ændret efter [dato].”
Den sidste type er værd at bruge oftere. Den spørger ikke kun om data, men om de regler, der styrer, om data findes.
Forudse svaret “det findes ikke længere”
Det hyppigste svar på en opfordring om digitale data er, at de er slettet. Svaret er ikke nødvendigvis forkert. Mange systemer sletter automatisk efter en periode. Derfor bør opfordringen forberedes med viden om, hvad der normalt findes:
- Hvor længe gemmer systemet normalt denne type data?
- Findes der backup, arkiv eller et revisionsspor?
- Har en leverandør eller cloudtjeneste data, som parten kan få udleveret?
- Var parten varslet om tvisten, før sletningen skete?
Kan der stilles en opfølgende opfordring om opbevaringsregler, backup og tidspunktet for sletning, bliver et upræcist svar mere tydeligt. → Når data er slettet
Dokumentér, at data er under modpartens rådighed
En opfordring står stærkere, når det kan vises, at data findes eller har fundet sted. Det kan være:
- en mail, som klienten har modtaget, og som derfor også bør findes hos afsenderen,
- en standardopsætning i systemet, der logger den type hændelse,
- leverandørens dokumentation om opbevaringstid,
- en henvisning i modpartens egne bilag til et dokument, der ikke er fremlagt.
En IT-sagkyndig kan beskrive, hvad et bestemt system normalt registrerer, uden at have adgang til modpartens data. Det giver opfordringen et fagligt grundlag.
Spørgsmål til klienten før opfordringen skrives
Klienten kender ofte modpartens systemer fra samarbejdet. Spørg:
- Hvilke systemer brugte modparten i samarbejdet, fx portaler, ordresystemer eller projektværktøjer, som klienten selv har haft adgang til?
- Hvilke personer hos modparten skrev til klienten, og fra hvilke adresser?
- Har klienten modtaget automatiske mails fra modpartens systemer, fx ordrebekræftelser eller statusbeskeder? De viser, at systemet registrerer hændelserne.
- Har modparten i forløbet henvist til dokumenter, rapporter eller logs, som ikke er fremlagt?
Svarene gør det muligt at navngive system, konto og periode i stedet for at gætte.
Hvad den sagkyndige kan, og hvad der ikke kan konkluderes
En IT-sagkyndig kan ud fra leverandørdokumentation og almindelig opsætning beskrive, hvilke data et system typisk registrerer, og hvor længe de normalt gemmes. Den sagkyndige kan også vurdere, om et svar fra modparten er teknisk sandsynligt, fx om det er plausibelt, at en bestemt log ikke findes.
Den sagkyndige kan derimod ikke vide, hvordan netop modpartens system var sat op, uden adgang til det. En beskrivelse af standardopsætningen er et grundlag for opfordringen, ikke et bevis for, at data fandtes hos modparten. Det bør fremgå tydeligt af en eventuel udtalelse.
Læs svaret kritisk
Når modparten svarer, er det værd at læse svaret med samme præcision som opfordringen. Typiske svar, der bør følges op:
- “Vi har fremlagt det relevante.” Hvem har vurderet relevansen, og efter hvilke kriterier?
- “Systemet logger ikke det.” Gælder det standardopsætningen, eller er logningen slået fra? Siden hvornår?
- “Data er slettet efter vores politik.” Hvilken politik, og hvornår blev den vedtaget eller ændret?
- “Det er for omfattende.” Kan opfordringen afgrænses yderligere, så det argument falder bort?
Et svar, der kun delvist besvarer opfordringen, er i sig selv en oplysning. Det kan være relevant at påpege uklarheden i et processkrift, så retten kan forholde sig til den ved bevisbedømmelsen.
Opfordring eller edition?
Opfordringen er hurtig og kræver ingen afgørelse fra retten. Editionsbegæringen er tungere, men giver et pålæg. I praksis bruges de ofte efter hinanden: først opfordringen, og hvis den ikke besvares tilfredsstillende, en begæring. En begæring skal angive, hvilke kendsgerninger dokumenterne skal bevise, og hvorfor modparten har dem (§ 300, stk. 1). Arbejdet med opfordringen gør den del lettere. → Skabelon: editionsbegæring om mails og logdata
Når klienten selv opfordres
Opfordringer går begge veje. Bliver klienten opfordret til at fremlægge data, er det vigtigt at svare præcist og tidligt:
- Afklar, hvad der faktisk findes, før der svares.
- Forklar konkret, hvis noget ikke findes, med henvisning til opbevaringsregler eller tekniske forhold.
- Sikr data, før der svares, så svaret kan dokumenteres.
Et uklart eller forsinket svar kan selv tillægges betydning. Stop automatisk sletning, så snart en tvist er varslet. → Bevarelsespligt og litigation hold
Typiske fejl
- At opfordre bredt, så et afslag eller et udvalg virker rimeligt.
- At glemme at spørge til opbevaringsregler og backup.
- At acceptere en PDF, når opfordringen burde angive format.
- At stille opfordringen så sent, at der ikke er tid til opfølgning.
- At lade klienten svare på en opfordring uden at sikre data først.
Opfordringer om digitale data virker bedst, når de er en del af en plan: hvad der spørges om, hvad et svar kan bruges til, og hvad næste skridt er, hvis svaret udebliver. Så bliver opfordringen et bevisredskab og ikke kun en formalitet i processkriftet.
En IT-sagkyndig kan med fordel læse opfordringen igennem, før den sendes, så den rammer de data, systemet faktisk har.
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
