Det forberedende retsmøde fastlægger sagens plan. I en sag, der bygger på mails, logs eller systemdata, er det her, det afgøres, om der er tid til edition, syn og skøn og den tekniske gennemgang. Kommer advokaten uforberedt på den tekniske side, risikerer klienten en plan, hvor IT-arbejdet ikke kan nå at blive færdigt.
Hvad mødet kan handle om
Retsplejelovens § 353 oplister de spørgsmål, retten kan sætte på dagsordenen. Flere af dem er centrale i en IT-tung sag:
- tilrettelæggelse af og tidsrammer for yderligere forberedelse,
- tidspunktet for forberedelsens slutning og for hovedforhandlingen,
- medvirken af sagkyndige,
- opfordringer til en part om at meddele faktiske oplysninger,
- anmodninger om pålæg om at fremlægge dokumenter eller andre beviser,
- anmodninger om syn og skøn og formulering af spørgsmål til skønsmænd,
- omkostninger, som sagen kan give anledning til.
Hver af parterne skal så vidt muligt give møde ved en person, der kan træffe bestemmelse i sagen (§ 353, stk. 2). Hvis den tekniske side er central, kan det være en fordel, at klientens IT-ansvarlige er forberedt og kan kontaktes under mødet.
Forberedelsen: et datakort
Det bedste redskab før mødet er et kort over sagens data. Det behøver ikke være teknisk avanceret. Et skema rækker:
- Mailkonto [adresse] · Hvem har den: Klienten · Sikret?: Ja, [dato] · Mængde: ca. [antal] mails · Bruges til: Bevistema 1
- Loginlog [system] · Hvem har den: Modparten · Sikret?: Nej · Mængde: Ukendt · Bruges til: Bevistema 2, edition
- Telefon [person] · Hvem har den: Tredjemand · Sikret?: Nej · Mængde: Ukendt · Bruges til: Overvejes
Skemaet viser, hvor der er brug for edition, hvad der mangler, og hvor de største tidsmæssige risici ligger. Det gør det også let at svare præcist, når retten spørger, hvad der skal ske.
Den realistiske tidsplan
Retten fastsætter tidsrammerne ud fra det, parterne oplyser. Undervurderer advokaten tiden til det tekniske arbejde, bliver planen for stram. Spørg den IT-sagkyndige før mødet:
- Hvor lang tid tager sikring og behandling af de data, klienten har?
- Hvor lang tid tager en gennemgang, når modpartens data er editeret?
- Hvor lang tid tager en skønserklæring typisk for den type spørgsmål?
- Hvilke led afhænger af tredjemand, fx en cloudleverandør?
Brug svarene som grundlag for et forslag til tidsplan. Det er lettere at få en realistisk plan fastsat end at få den ændret senere. → Præklusion: digitale beviser fremlagt sent
Syn og skøn: kom med et udkast
Ønskes syn og skøn, er det en fordel at komme med en skitse af spørgsmålene og en beskrivelse af, hvad der skal undersøges. Så kan retten og modparten forholde sig konkret, og spørgsmålene kan blive en del af planen. → Anmodning om syn og skøn i IT-sager
Overvej også, om en fælles sagkyndig eller et skøn med to skønsmænd giver mening. Det kan spare tid, hvis begge parter alligevel vil have en teknisk vurdering.
Edition: format og afgrænsning
Ved edition af digitale data er det ikke nok at blive enige om, at noget skal fremlægges. Mødet er en god anledning til at aftale:
- Format. Originale mails med metadata, logs som tekstfiler, regneark med formler.
- Afgrænsning. Perioder, konti og eventuelle søgeord.
- Overdragelse. Hvordan store mængder deles sikkert.
- Fortrolighed. Hvordan forretningshemmeligheder og persondata håndteres.
Aftaler om søgeord og afgrænsning kan spare meget arbejde, men de skal være afprøvet teknisk, før de lægges fast. → Søgeord og afgrænsning: aftaler med modparten
Fælles begreber
IT-sager lider ofte under, at parterne bruger de samme ord om forskellige ting. “Loggen” kan betyde et regneark, en eksport eller den rå fil. “Levering” kan betyde installation, idriftsættelse eller godkendelse. “Slettet” kan betyde flyttet til papirkurven eller overskrevet.
Det forberedende møde er en god anledning til at få fastlagt, hvad der menes. Det kan ske ved, at parterne i et senere processkrift bruger en fælles liste over centrale begreber, eller ved at retten beder parterne om at præcisere dem. Det gør skønstemaet og editionen mere præcise og mindsker risikoen for, at skønsmanden svarer på et andet spørgsmål end det, der blev stillet. → IT-ordbog for jurister
Hvem skal vide hvad?
Efter mødet skal flere personer handle: advokaten, klientens ledelse, IT-ansvarlige og eventuelt en ekstern leverandør. Lav før mødet en liste over, hvem der skal have besked om hvilke frister. Så går der ikke dage tabt, efter at planen er fastlagt.
Omkostninger
Det tekniske arbejde kan være en væsentlig del af sagens omkostninger. Retten kan tage omkostningerne op på mødet. Et overslag fra den IT-sagkyndige over sikring, gennemgang og eventuel skønserklæring giver klienten et bedre beslutningsgrundlag og gør det lettere at vurdere, om alle bevistemaer er det værd.
Tag stilling til modpartens tekniske forslag
Modparten kommer måske med sine egne forslag til edition eller syn og skøn. Advokaten bør på forhånd have vurderet, om forslagene er teknisk meningsfulde:
- Er de efterspurgte data relevante for sagens temaer?
- Er afgrænsningen rimelig, eller vil den give en uoverskuelig mængde?
- Kræver forslaget adgang til klientens systemer, og hvordan kan den gives sikkert?
Et velbegrundet modforslag står stærkere end en generel indsigelse.
Er der uenighed om et teknisk spørgsmål, som retten skal tage stilling til på mødet, er det en fordel at kunne forklare det kort og uden fagudtryk. Forbered to eller tre sætninger om hvert af de tekniske temaer.
Efter mødet
Når planen er fastlagt, skal den omsættes til konkrete opgaver. Del de relevante frister med den IT-sagkyndige og klientens IT-ansvarlige med det samme. Det er ofte i ugerne lige efter mødet, at sikring og forberedelse af edition skal ske, hvis planen skal holde.
Spørgsmål, advokaten bør kunne besvare på mødet
Retten spørger ofte konkret til den tekniske bevisførelse. Et kort notat med svar på disse spørgsmål gør det lettere at holde planen realistisk:
- Hvilke datakilder bygger sagen på, og hvilke er sikret?
- Hvilke data mangler, og hvem har dem?
- Hvilken edition ønskes, i hvilket format og for hvilken periode?
- Er der behov for syn og skøn, og inden for hvilket fagområde?
- Hvor lang tid tager det tekniske arbejde, og hvad afhænger af andre?
- Er der fortrolige data, der kræver særlig håndtering?
- Hvilke tekniske begreber skal parterne være enige om?
Svarene bør være aftalt med klienten på forhånd. Et tilsagn om edition eller om adgang til klientens systemer, som klienten ikke har godkendt, kan være svært at trække tilbage.
Notér også de spørgsmål, advokaten forventer at stille modparten. Hvor ligger de rå data? Hvem har trukket udtrækkene? Hvilke opbevaringsregler gælder i modpartens systemer? Svar, der gives mundtligt på mødet, kan følges op i en opfordring, hvis de ikke er tilstrækkelige.
Typiske fejl
- At møde uden overblik over sagens datakilder.
- At acceptere en tidsplan uden at have spurgt den IT-sagkyndige.
- At aftale edition uden at aftale format.
- At aftale søgeord, der ikke er afprøvet.
- At glemme omkostningerne til det tekniske arbejde.
En IT-sagkyndig kan med fordel inddrages inden det forberedende møde, så tidsplanen bygger på et realistisk skøn over det tekniske arbejde.
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
