Må man optage sin chef? Optagelser i ansættelsessager

En medarbejder møder op hos advokaten med en lydfil fra en samtale med sin leder. Det kan være en tjenstlig samtale, en lønforhandling eller et møde om en opsigelse. Optagelsen er ofte lavet på telefonen, uden at lederen vidste det. Spørgsmålene er to: Var det lovligt at optage, og hvad kan filen bruges til i en tvist?

Denne side handler om advokatens procesovervejelser i ansættelsessager. De generelle tekniske spørgsmål om lydfiler, metadata og redigering er beskrevet i Lydoptagelser som bevis.

Hvad reglerne siger i hovedtræk

Straffeloven forbyder at skjult aflytte eller optage samtaler mellem andre, som man ikke selv deltager i. Det fremgår af straffelovens § 263, stk. 2, nr. 2. En samtale, som medarbejderen selv deltager i, er efter ordlyden ikke omfattet af den bestemmelse.

Det betyder ikke, at alt er frit. At videregive optagelsen kan rejse andre spørgsmål. Straffelovens § 264 d omhandler uberettiget videregivelse af meddelelser om en andens private forhold. Optagelsen indeholder også personoplysninger, og interne regler eller en ansættelseskontrakt kan indeholde bestemmelser om optagelser på arbejdspladsen.

Om optagelsen kan føres som bevis, og hvilken vægt den får, er en juridisk vurdering i den konkrete sag.

Tre situationer advokaten møder

Klienten deltog selv i samtalen

Det er den typiske situation. Medarbejderen har haft telefonen i lommen under mødet. Her handler arbejdet mest om at sikre filen korrekt og vurdere, om den er fuldstændig.

Klienten var ikke til stede

Har klienten ladet telefonen optage i et mødelokale efter at have forladt det, eller optaget en samtale mellem to kolleger, er situationen en anden. Den falder uden for undtagelsen for egne samtaler. Advokaten bør afklare det, før filen bruges eller deles videre.

Arbejdsgiveren har optaget

Nogle virksomheder optager onlinemøder eller telefonsamtaler i et system. Så ligger optagelsen hos arbejdsgiveren, og medarbejderen kan have krav på at få den udleveret. → Indsigtsanmodning efter GDPR som led i en tvist

Spørgsmål til klienten

• Hvilken telefon og hvilken app blev der optaget med?
• Ligger den oprindelige fil stadig på telefonen?
• Er hele samtalen optaget, eller blev optagelsen startet eller stoppet undervejs?
• Er filen klippet, forkortet eller sendt videre til nogen?
• Er der lavet andre optagelser i samme forløb?
• Hvem deltog i samtalen, og vidste nogen af dem, at der blev optaget?
• Har klienten delt optagelsen med kolleger, familie eller på sociale medier?

Det sidste spørgsmål er vigtigt. Deling kan have betydning både for vurderingen af reglerne og for, om der findes kopier i omløb, som modparten kan få fat i.

Fuldstændighed er det første angrebspunkt

Arbejdsgiverens advokat vil typisk spørge, om optagelsen er komplet. Et udsnit af en samtale kan give et skævt billede. En bemærkning kan være taget ud af sin sammenhæng, eller en forklaring kan være skåret væk.

Derfor bør hele optagelsen fremlægges, eller i det mindste være tilgængelig, også selv om kun et kort stykke er relevant. Har klienten kun et klip, bør det forklares, hvorfor resten mangler. Et hul, som ikke er forklaret, giver anledning til tvivl om resten. → Indsigelse mod et digitalt bevis’ ægthed

Sikring før fremlæggelse

Optagelsen bør sikres fra telefonen, før den sendes til advokaten via mail eller beskedapp. Overførsel kan ændre filformat og fjerne metadata. Klienten bør heller ikke slette den oprindelige fil eller udskifte telefonen, mens sagen verserer.

En dokumenteret kopi med hashværdi gør det muligt senere at vise, at bilaget svarer til filen på telefonen. → Klientens egne beviser

Hvad optagelsen kan og ikke kan vise

En optagelse kan gengive ordvalg, tonefald og rækkefølge i en samtale. Det er ofte mere præcist end et referat skrevet bagefter. Men der er grænser:

• Den viser ikke, hvad der skete før og efter. En samtale kan bygge på tidligere møder eller mails, som optagelsen ikke rummer.
• Den identificerer ikke selv talerne. Hvem der siger hvad, skal ofte bekræftes af deltagerne.
• Filens dato er ikke nødvendigvis samtalens dato. En kopieret eller eksporteret fil kan have fået en ny dato. Tidspunktet bør derfor sammenholdes med andre spor, fx mødeindkaldelsen.
• Den viser ikke, hvorfor noget blev sagt. Fortolkningen af en udtalelse er en del af bevisvurderingen.

Det er derfor sjældent optagelsen alene, der bærer en påstand. Den skal ses sammen med sagens øvrige materiale.

Optagelser fra onlinemøder

Flere og flere samtaler foregår i mødesystemer, hvor optagelse og automatisk udskrift er indbygget. Her er situationen en anden end ved en skjult optagelse på en telefon. Deltagerne får typisk besked i mødevinduet, og filen gemmes i virksomhedens cloud, ikke hos medarbejderen.

For advokaten betyder det:

• optagelsen ligger hos arbejdsgiveren og kan slettes efter faste regler for opbevaring,
• den automatiske udskrift kan indeholde fejl og bør kontrolleres mod lyden,
• der kan findes oplysninger om, hvem der startede optagelsen, og hvem der har set den bagefter.

Er en sådan optagelse relevant, bør advokaten tidligt bede om, at den bevares. → Bevarelsespligt og litigation hold

Udskrift og fremlæggelse

En optagelse fremlægges typisk både som lydfil og som udskrift. Udskriften gør det lettere for retten at finde de relevante steder, men den er en fortolkning. Utydelige passager, afbrydelser og tonefald forsvinder let.

Gode udskrifter angiver tidspunkt i filen for hver replik og markerer det, der ikke kan høres. Er udskriften lavet med et AI-værktøj, bør det fremgå, og den bør være kontrolleret mod lyden. → Fremlæggelse af digitale beviser

Når arbejdsgiveren er klienten

Er det arbejdsgiveren, der er klient, og har medarbejderen fremlagt en optagelse, er det relevant at:

• bede om den oprindelige fil og oplysning om, hvordan den er overført,
• bede om hele optagelsen, ikke kun det fremlagte udsnit,
• afklare, hvem der deltog, og om der findes egne noter eller referater fra mødet,
• sammenholde tidspunktet med kalender, mødeindkaldelser og eventuelle beskeder fra samme dag.

Mødeindkaldelser og interne referater kan bekræfte eller udfordre, hvornår og hvor længe samtalen fandt sted. Det kan belyse, om optagelsen dækker hele mødet.

Typiske fejl

• Klienten sender kun et klip og sletter resten.
• Optagelsen sendes rundt i beskedapps, før den er sikret.
• Udskriften fremlægges uden lydfilen.
• Advokaten afklarer ikke, om klienten selv deltog i samtalen.
• Optagelsen er delt med andre, uden at advokaten ved det.

Tjekliste

• ☐ Det er afklaret, om klienten selv deltog i samtalen
• ☐ Den oprindelige fil er sikret fra telefonen med hashværdi
• ☐ Det er afklaret, om optagelsen er komplet
• ☐ Eventuelle huller kan forklares
• ☐ Det er afklaret, hvem optagelsen er delt med
• ☐ Udskriften har tidsangivelser og er kontrolleret mod lyden
• ☐ Spørgsmålet om lovlighed og bevisværdi er vurderet juridisk

Er optagelsens ægthed eller fuldstændighed bestridt, eller er filen kun bevaret som en videresendt kopi, bør en IT-sagkyndig inddrages, før optagelsen fremlægges.

→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT