I ansættelsessager, kundetvister og andre civile sager sker det ofte, at den ene part sender en indsigtsanmodning til den anden. Nogle gange er formålet reelt at få overblik over egne oplysninger. Andre gange er anmodningen et forsøg på at få adgang til materiale, som ellers kun kunne skaffes ved edition. For advokaten er det vigtigt at kende både mulighederne og grænserne, uanset om klienten sender eller modtager anmodningen.
Retten til indsigt følger af databeskyttelsesforordningens artikel 15. Om en indsigtsanmodning kan afvises eller begrænses, fordi den bruges i en tvist, er et juridisk spørgsmål, som EU-Domstolen har behandlet i flere afgørelser. Her handler det om, hvad indsigten rent teknisk kan give, og hvad den ikke kan.
Indsigt er ikke edition
Det vigtigste at forstå er, at en indsigt giver adgang til personoplysninger om den registrerede, ikke til dokumenter som sådan. Svaret kan indeholde uddrag af mails, logposter og registreringer, men det er den dataansvarlige, der finder og sammenstiller oplysningerne.
- Hvad omfattes · Indsigt: Personoplysninger om den registrerede · Edition: Dokumenter og data af betydning for sagen
- Hvem afgrænser · Indsigt: Den dataansvarlige · Edition: Retten, på grundlag af begæringen
- Form · Indsigt: Ofte en sammenstilling eller kopi · Edition: Efter rettens bestemmelse, evt. originalformat
- Hensyn til andre · Indsigt: Oplysninger om andre kan udelades · Edition: Kan håndteres efter rettens bestemmelse
→ Editionsbegæring set fra IT-siden
Indsigt kan derfor ikke erstatte en editionsbegæring, hvis det er dokumenter, metadata eller hele postkasser, der er brug for. Den kan til gengæld give et overblik, der gør det lettere at formulere en præcis begæring senere.
Hvad et indsigtssvar typisk indeholder
Afhængigt af virksomhed og systemer kan svaret omfatte:
- stamdata i HR-, kunde- eller medlemssystemer,
- mails og beskeder, hvor personen er afsender, modtager eller omtalt,
- noter og sagsakter, hvor personen indgår,
- logposter, fx over adgang til en kundekonto eller en personalemappe,
- oplysninger om formål, modtagere og opbevaringsperiode.
Det tekniske problem er formen. Svar leveres ofte som PDF-udskrifter eller regneark, sammenstillet manuelt. Metadata, mailheadere og den oprindelige struktur forsvinder typisk undervejs. Et indsigtssvar er derfor sjældent egnet som teknisk bevis for, hvornår noget skete, eller om et dokument er ændret.
Når klienten anmoder om indsigt
Brug indsigten til at få et billede af, hvilke data der findes, og hvor de ligger. Nogle praktiske råd:
- Formulér anmodningen klart og afgrænset. En meget bred anmodning kan føre til et svar, der er svært at bruge.
- Bed om kategorierne af oplysninger og om kilderne. Det kan vise, hvilke systemer der er relevante for en senere sikring.
- Gem svaret præcist som modtaget, med den mail eller det brev, det kom med. Beregn en hashværdi af filerne, hvis de kan blive bevis.
- Sammenlign svaret med det, klienten selv har. Mangler der oplysninger, som klienten ved findes, kan det være et spørgsmål om, hvordan der er søgt.
Forvent ikke, at en indsigt afslører, hvem der hos modparten har set klientens oplysninger. Hvor langt retten til oplysninger om adgang til logs rækker, er et juridisk spørgsmål.
Når klienten modtager en anmodning
Når klienten er dataansvarlig og samtidig part i en tvist, er der flere tekniske faldgruber:
- Bevarelse: En indsigtsanmodning er et tegn på, at der kan komme en tvist. Data, der er relevante for anmodningen, bør ikke slettes efter de normale slettefrister, før advokaten har vurderet det. → Bevarelsespligt og litigation hold
- Søgning: Dokumentér, hvilke systemer, postkasser og søgeord der er brugt. Hvis svaret senere sammenlignes med en edition, skal det kunne forklares, hvorfor noget ikke kom med. → Søgeord og afgrænsning over for modparten
- Konsistens: Svaret kan blive fremlagt af modparten. Det, der står i det, bør være i overensstemmelse med klientens senere forklaring.
- Andre personers oplysninger: Oplysninger om kolleger, kunder og andre skal vurderes, før de udleveres.
- Fortrolighed: Korrespondance med advokaten og interne vurderinger af tvisten kræver en særskilt vurdering.
Søgning i Microsoft 365 sker typisk med eDiscovery-værktøjer, der kan eksportere fundne elementer med metadata og logge, hvad der er søgt efter. → Microsoft Purview eDiscovery
Fristen presser den tekniske kvalitet
Forordningen fastsætter en frist for at besvare anmodningen, som under visse betingelser kan forlænges. For en virksomhed med mange systemer kan det være kort tid til at finde, gennemgå og udlevere data. Presset fører ofte til hurtige løsninger: udskrifter fra skærmen, manuelt kopierede mails og regneark uden kildeangivelse.
Det kan få betydning senere. Hvis tvisten udvikler sig til en retssag, kan begge parter få brug for at vise, hvor en oplysning stammer fra. Det er lettere, hvis svaret fra starten er bygget på eksporter med kilde og tidspunkt, og hvis der er gemt en intern kopi af det samlede materiale, før det blev redigeret til udlevering.
Lav derfor to sæt: en fuld, uredigeret intern eksport, der bevares, og den redigerede version, der sendes. Notér, hvad der er udeladt, og hvorfor.
Når svaret ser ufuldstændigt ud
Klienten vil ofte have en fornemmelse af, at noget mangler: en mail, klienten selv har sendt, et møde, der ikke er nævnt, eller en registrering, der burde findes. Før det bliver til en indsigelse, kan svaret gennemgås systematisk:
- Hvilke perioder dækker svaret, og er der måneder uden et eneste element?
- Hvilke systemer er nævnt som kilder, og hvilke systemer ved klienten, at virksomheden bruger?
- Er der mails, som klienten selv har i sin postkasse, men som ikke findes i svaret?
- Er vedhæftninger med, eller kun selve mailteksten?
En IT-sagkyndig kan lave en sådan sammenligning mellem klientens eget materiale og svaret og pege på konkrete huller. Det giver et mere præcist grundlag for en fornyet henvendelse eller for en senere editionsbegæring. Den sagkyndige kan derimod ikke fastslå, om et hul skyldes en bevidst udeladelse, en snæver søgning eller en slettefrist, der allerede var udløbet. Det kræver oplysninger fra den dataansvarlige om, hvordan der er søgt.
Hvad der ikke bør ske
- At klienten besvarer anmodningen ved at sende hele postkassen. Det kan udlevere andres oplysninger og fortrolige vurderinger.
- At klienten sletter data efter anmodningen, fordi de “alligevel ikke er relevante”.
- At indsigtssvaret bruges som eneste dokumentation for, hvilke data der findes hos modparten.
- At indsigten bruges som en omvej til materiale, der allerede er afvist i en editionsbegæring, uden at advokaten har vurderet det.
Spørgsmål til klienten
- Hvem har sendt anmodningen, og hvilken tvist kan den hænge sammen med?
- Hvilke systemer indeholder oplysninger om personen?
- Er der automatiske slettefrister, der skal sættes ud af kraft?
- Hvem har adgang til at søge og eksportere data, og kan søgningen dokumenteres?
Spørgsmål til den sagkyndige
- “Hvilke systemer og datakilder hos klienten kan indeholde oplysninger om den registrerede?”
- “Kan søgningen gennemføres, så resultat, søgekriterier og tidspunkt dokumenteres?”
- “Kan svaret leveres i et format, der bevarer de relevante metadata?”
Tjekliste
- ☐ Sammenhæng med en mulig tvist vurderet
- ☐ Relevante data sat på bevarelse
- ☐ Søgning dokumenteret
- ☐ Andres oplysninger og fortroligt materiale vurderet
- ☐ Svaret gemt præcist som afsendt eller modtaget
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
