Exit‑bistand og dataudlevering ved ophør af outsourcing

Når en kunde forlader en IT-leverandør, skal data flyttes. Det kan være et driftsmiljø, et fagsystem, en hostet database eller en hel Microsoft 365-løsning. Kontrakten har ofte et afsnit om exit-bistand, men det beskriver sjældent i detaljer, hvad der skal udleveres, i hvilket format, og hvordan det kontrolleres. Tvisten opstår, når kunden mener, at data mangler, eller når leverandøren kræver betaling for ekstra arbejde. Denne artikel handler om, hvordan fuldstændighed kan dokumenteres, og hvilke beviser advokaten bør sikre, mens der endnu er adgang.

Hvad tvisten typisk handler om

De fleste exit-tvister drejer sig om et eller flere af disse spørgsmål:

Fuldstændighed. Er alle data udleveret, eller mangler der tabeller, filer, vedhæftninger eller historik?
Format. Kan data bruges, eller er de udleveret i et format, som kun leverandørens system kan læse?
Metadata og historik. Er oprettelsesdatoer, ændringshistorik, brugerhandlinger og logs med?
Tidspunkt. Blev data udleveret i tide, og har kunden haft adgang i overgangsperioden?
Sletning. Har leverandøren slettet kundens data efter udleveringen, og kan det dokumenteres?
Pris. Er arbejdet omfattet af aftalen, eller er det ekstraydelser?

De første fire spørgsmål er tekniske beviser. De to sidste blander teknik og kontrakt.

Hvad aftalen og reglerne siger

Kontrakten er udgangspunktet. Den bør læses med en IT-sagkyndig for at afklare, hvad begreber som “kundens data”, “i et gængs format” eller “fuld eksport” dækker i det konkrete system.

Hvis leverandøren behandler personoplysninger for kunden, gælder også databeskyttelsesforordningen. Efter artikel 28, stk. 3, litra g, skal databehandleraftalen fastsætte, at databehandleren efter den dataansvarliges valg sletter eller tilbageleverer alle personoplysninger, når tjenesterne ophører, og sletter eksisterende kopier, medmindre anden lovgivning kræver opbevaring. Det giver et retligt holdepunkt for kravet om udlevering og sletning af personoplysninger, men ikke nødvendigvis for alle øvrige data.

Fuldstændighed skal kunne måles

Påstanden “der mangler data” er svær at føre uden et sammenligningsgrundlag. Det er derfor afgørende at måle før og efter udleveringen.

Før udleveringen bør kunden, mens der er adgang til systemet, dokumentere:

antal poster i centrale tabeller, fx kunder, sager, ordrer og dokumenter
samlet antal filer og samlet datamængde
datointervaller, dvs. ældste og nyeste post
skærmbilleder af systemets egne optællinger og rapporter
en liste over moduler og funktioner, der var i brug

Ved udleveringen bør leverandøren levere:

en hashliste over alle udleverede filer, så det kan kontrolleres, at intet er ændret eller gået tabt under overførslen
optællinger pr. tabel eller mappe, beregnet før eksporten
en beskrivelse af formatet og af felternes betydning
en log over selve eksporten

Når de to sæt tal sammenholdes, bliver uenigheden konkret. En påstand om, at der mangler en bestemt andel af vedhæftningerne fra en bestemt periode, er en påstand, der kan undersøges. “Der mangler noget” er det ikke.

Ved meget store datamængder kan kontrollen ske ved stikprøver, hvis metoden er beskrevet på forhånd. → Stikprøver i store datamængder

Sikr adgangen, før den lukker

Den største risiko er tidsmæssig. Når aftalen udløber, lukkes adgangen, og leverandørens systemer slettes efter en periode. Hvis tvisten først opstår derefter, kan det være umuligt at påvise, hvad der fandtes.

Advokaten bør derfor tidligt overveje:

at sende en skriftlig meddelelse om bevarelse af data, så leverandøren ikke sletter under tvisten → Skabelon: meddelelse om bevarelse af data
at aftale forlænget læseadgang, til kontrollen er gennemført
at få leverandørens logs over adgang og eksport sikret
om retlige skridt er nødvendige, hvis leverandøren nægter at udlevere eller truer med sletning → Forbud og påbud med IT-beviser

Format og brugbarhed

Data kan være fuldstændige og alligevel ubrugelige. Typiske problemer:

en databasedump i et proprietært format uden beskrivelse af tabellerne
dokumenter udleveret uden kobling til de sager, de hørte til
historik og ændringslog udeladt, fordi de “ikke er kundens data”
filnavne, der er erstattet med interne id-numre

Om formatet opfylder aftalen, er en vurdering, hvor teknik og kontrakt mødes. En sagkyndig kan beskrive, hvad det kræver at bruge data i et andet system, og om strukturen er bevaret.

Dokumentation af sletning

Efter udleveringen vil kunden ofte have bekræftet, at data er slettet hos leverandøren. En erklæring bør beskrive, hvilke systemer der er omfattet, herunder backup, testmiljøer og underleverandører, og hvornår sletningen skete. Backup slettes ofte først, når den udløber efter en fast cyklus. Det bør stå klart, hvornår det sker. Samme overvejelser gælder ved sletning efter et forlig. → Sletning af data efter forlig

Når klienten er leverandøren

For leverandøren er den bedste beskyttelse en dokumenteret eksport: hashliste, optællinger, eksportlog og kundens kvittering for modtagelse. Hvis kunden senere hævder, at data mangler, kan leverandøren vise, hvad der blev leveret, og hvornår. Det bør gemmes, også efter at kundens øvrige data er slettet. Leverandøren bør også gemme korrespondancen om, hvad kunden bad om, og hvornår. Sene eller skiftende ønsker om ekstra data kan få betydning for spørgsmålet om betaling for ekstraarbejde.

Når sagen skal for retten

Hvis parterne ikke kan blive enige, bliver spørgsmålet typisk, om udleveringen svarede til aftalen, og hvad det har kostet kunden, at den ikke gjorde. Begge dele kan belyses ved syn og skøn. Gode skønstemaer tager udgangspunkt i de konkrete tal: Hvor mange poster fandtes i systemet på et bestemt tidspunkt, hvor mange er udleveret, og hvilke typer data mangler? Et tema som “er data udleveret fuldstændigt?” er for bredt til at give et brugbart svar. Det er også værd at overveje, om skønsmanden skal have adgang til leverandørens system, mens det stadig findes. Når det er slettet, kan skønsmanden kun vurdere det, der blev udleveret, og ikke det, der manglede. → Skønsmandens adgang til systemer

Spørgsmål til klienten før exit

Mange exit-tvister kunne have været afgrænset, hvis kunden havde stillet de rigtige spørgsmål internt, før udleveringen begyndte. Advokaten bør derfor spørge klienten:

Hvilke systemer, moduler og integrationer brugte virksomheden faktisk, og hvem internt kender dem bedst?
Hvilke data er forretningskritiske, og hvilke kan undværes, hvis der skal prioriteres?
Har klienten egne kopier, fx gamle eksporter, rapporter eller backup, der kan bruges som sammenligningsgrundlag?
Hvem hos leverandøren har været kontaktperson, og findes der skriftlige aftaler om udleveringens indhold ud over kontrakten?
Hvornår lukker adgangen præcist, og er der varslet sletning?

Svarene gør det muligt at prioritere. Det er sjældent realistisk at kontrollere alt lige grundigt. En IT-sagkyndig kan hjælpe med at udpege de tabeller og filtyper, hvor mangler vil gøre størst skade, og koncentrere kontrollen dér. Det kan en sagkyndig ikke afgøre alene: om en given datatype er omfattet af kontraktens begreb om kundens data. Det er en juridisk vurdering, som den tekniske beskrivelse skal understøtte.