I en voldgiftssag er der færre faste regler og mere aftale. Det giver plads til at tilrettelægge bevisførelsen om digitale data præcist, men det kræver også, at advokaten tager stilling til det tidligt. Fortrolighed, regler for dokumentfremlæggelse og tidsplanen bør tænkes sammen med det IT-arbejde, der skal laves. Ellers bliver de digitale beviser den flaskehals, der forsinker sagen.
Hvad er anderledes end ved domstolene?
- Procesregler · Voldgift: Fastlægges af parterne, institutionens regler og voldgiftsretten · Domstolene: Retsplejeloven
- Fortrolighed · Voldgift: Ofte aftalt eller forudsat · Domstolene: Offentlighed som udgangspunkt
- Dokumentfremlæggelse · Voldgift: Efter aftale og procesordre · Domstolene: Editionsreglerne
- Sagkyndige · Voldgift: Partsudpegede eller udpeget af voldgiftsretten · Domstolene: Typisk skønsmand
- Tvangsmidler · Voldgift: Kræver domstolenes bistand · Domstolene: Retten selv
Afklar det tekniske, før procesmødet
Det indledende procesmøde er det sted, hvor rammerne for de digitale beviser lettest kan aftales. Kommer du uforberedt, bliver rammerne ofte fastlagt af den part, der har tænkt mest over dem. Spørg klienten og klientens IT inden mødet:
- Hvilke systemer indeholder relevante data: mail, chat, filer, fagsystemer, telefoner?
- Hvor store er datamængderne cirka, målt i postkasser, enheder og perioder?
- Er der sat bevarelse på de relevante konti, og er udstyr taget ud af brug?
- Indeholder dataene forretningshemmeligheder eller oplysninger om tredjemænd?
- Hvem hos klienten kan trække data ud, og hvor lang tid tager det?
Svarene giver et realistisk grundlag for at foreslå format, afgrænsning og frister. → Bevarelsespligt og litigation hold
Fortrolighed
Digitale beviser indeholder næsten altid mere end det relevante: andre kunder, private oplysninger, forretningshemmeligheder. I voldgift kan fortroligheden aftales mere præcist.
Overvej at aftale:
- hvem der må se de rå data, og hvem der kun må se uddrag,
- om en uvildig IT-sagkyndig skal foretage søgninger og kun udlevere resultatet,
- hvordan data overføres og opbevares sikkert, → Sådan sender du beviser sikkert til din advokat
- hvad der sker med data, når sagen er slut.
Fortrolighed fritager ikke for GDPR. Behandlingen af personoplysninger skal stadig være nødvendig og proportional. → GDPR og bevisførelse
En model, der kan bruges ved særligt følsomme data, er en lagdelt adgang: Voldgiftsretten og advokaterne ser de relevante uddrag, mens de rå data kun er tilgængelige for de sagkyndige under en særskilt fortrolighedsaftale.
Procesreglerne om dokumenter
Mange voldgiftssager bruger en procesordre om dokumentfremlæggelse, ofte inspireret af internationale retningslinjer. Set fra IT-siden er det afgørende, at ordren også siger noget om det digitale:
- Format: originale filer med metadata, ikke PDF-udskrifter → Hvad er metadata?
- Mails: som .eml, .msg eller eksport, så headere bevares → Mail-headere
- Afgrænsning: personer, perioder, systemer og søgeord
- Dokumentation: hvem der har trukket data ud, hvordan og hvornår
- Integritet: hashværdier for de fremlagte filer → Hashværdier forklaret
Samme principper som ved en præcis editionsbegæring gælder. → Editionsbegæring set fra IT-siden
Gode og dårlige formuleringer i procesordren
- “Relevant korrespondance fremlægges” · “Mails til og fra de navngivne personer i den angivne periode fremlægges i originalformat med headere”
- “Dokumenter fremlægges elektronisk” · “Dokumenter fremlægges som originalfiler med bevarede metadata og en liste med hashværdier”
- “Parterne søger i deres systemer” · “Søgeord og afgrænsning udveksles, før søgningen gennemføres, og resultatet ledsages af en kort beskrivelse af metoden”
Brede formuleringer fører ofte til store, ustrukturerede datamængder, som er dyre at gennemgå. → eDiscovery i danske sager
Sagkyndige i voldgift
I voldgift er partsudpegede sagkyndige almindelige. Det betyder, at begge parter ofte har hver sin IT-sagkyndige. Overvej:
- om de sagkyndige skal have adgang til de samme data,
- om de skal mødes og lave en fælles liste over enighed og uenighed,
- om voldgiftsretten selv skal udpege en sagkyndig til de tekniske spørgsmål.
En fælles liste over, hvad de sagkyndige er enige om, kan spare tid i høringen. → Modpartens IT-sagkyndige
En fælles teknisk protokol
Når to sagkyndige arbejder på de samme data, opstår mange uenigheder af tekniske årsager: forskellige værktøjer, forskellige tidszoner, forskellige udtræk. Det kan reduceres ved at aftale på forhånd:
- hvilket datasæt der er fælles grundlag, identificeret med hashværdier,
- hvilken tidszone tidsstempler angives i,
- hvordan uenighed om fund beskrives, så forskellen kan efterprøves.
Erklæringerne bliver lettere at sammenligne, når de følger en genkendelig struktur. → Rapportskrivning i digital forensic
Tidsplanen
Voldgift er ofte hurtigere end domstolene. Det tekniske arbejde tager dog den tid, det tager. Indbyg det i tidsplanen fra starten.
- Før sagen anlægges · Sikring af egne data og litigation hold
- Indledende procesmøde · Aftale om format, fortrolighed og sagkyndige
- Dokumentfremlæggelse · Søgning, gennemgang og eksport
- Skriftveksling · Analyse og sagkyndige erklæringer
- Høring · Afhøring af sagkyndige
Den hyppigste fejl er at undervurdere tiden til søgning og gennemgang af store datamængder.
Tidsforbruget afhænger mere af datamængden og af, hvor præcist afgrænsningen er aftalt, end af selve analysen. Bed om et skøn fra den sagkyndige, før fristerne foreslås, og indregn tid til at kontrollere modpartens materiale, når det modtages. → Omkostninger ved IT-sagkyndig bistand
Digitale beviser i høringen
Ved høringen skal voldgiftsretten kunne følge de tekniske forklaringer uden selv at åbne rå data. Det stiller krav til forberedelsen, som ofte overses, fordi fokus har været på dokumentfremlæggelsen.
Overvej følgende i god tid før høringen:
- Hvordan vises beviserne? En mail eller en logfil kan være svær at forstå på en skærm. En kort tidslinje eller et udvalgt uddrag med henvisning til den fremlagte originalfil gør det lettere at følge. → Tidslinjer som bevis
- Hvem forklarer hvad? Den sagkyndige forklarer metode og fund. Klientens IT-medarbejdere kan forklare, hvordan systemerne var sat op i hverdagen. De to roller bør ikke blandes. → Vidneforklaring fra IT-medarbejdere
- Teknik i lokalet eller online. Afgør på forhånd, om de sagkyndige afhøres fysisk eller over video, og om der er brug for at vise materiale på skærm. → Fjernforklaring fra IT-sagkyndig
- Sprog. I internationale sager foregår høringen ofte på engelsk. Tekniske begreber bør bruges ens i erklæringer og forklaringer, så der ikke opstår misforståelser undervejs.
Afhøringen af modpartens sagkyndige forberedes bedst sammen med egen IT-sagkyndig, der kan pege på de punkter, hvor metode eller datagrundlag er svagest. → Krydsforhør af en IT-sagkyndig
Hastesituationer
Hvis der er risiko for, at data forsvinder, før voldgiftsretten er nedsat, kan det være nødvendigt at gå til domstolene eller bruge institutionens regler om hastevoldgiftsmand. → Forbud og påbud: IT-beviser i hastesager
Typiske fejl
- Procesordren nævner dokumenter, men ikke format og metadata.
- Fortroligheden aftales, men ikke hvordan data overføres og slettes.
- Fristerne fastsættes, før nogen har undersøgt datamængden.
- Hver sagkyndig arbejder på sit eget udtræk, så resultaterne ikke kan sammenlignes.
- Klientens egne data sikres først, når modparten har fremlagt sine.
Tjekliste til det indledende procesmøde
- ☐ Systemer og datamængder hos klienten er kortlagt
- ☐ Fortrolighed og adgang til rå data er aftalt
- ☐ Format for digitale dokumenter er beskrevet
- ☐ Krav om dokumentation og hashværdier er med
- ☐ Rammer for sagkyndige er aftalt
- ☐ Tidsplanen har plads til søgning og analyse
- ☐ Egne data er sikret
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig og skønsmand hos Nielco IT
