Digitale generalforsamlinger og bestyrelsesmøder

Generalforsamlinger og bestyrelsesmøder holdes i stigende grad helt eller delvis online. Det er effektivt, men det flytter bevisførelsen. Når en beslutning bliver anfægtet, er spørgsmålet ikke længere kun, hvad der står i protokollen. Det er også, hvem der faktisk var logget på, om de kunne tale og stemme, og om systemet talte rigtigt. Svarene ligger i mødeplatformens og afstemningssystemets data. Denne artikel gennemgår, hvad advokaten bør vide om de data, når en digital generalforsamling eller et onlinebestyrelsesmøde er omstridt.

Lovens krav i hovedtræk

Efter selskabsloven § 77, stk. 1, kan det centrale ledelsesorgan, medmindre vedtægterne bestemmer andet, give adgang til elektronisk deltagelse som supplement til fysisk fremmøde. Efter stk. 2 kan generalforsamlingen beslutte, at generalforsamlingen alene holdes elektronisk. Beslutningen skal optages i vedtægterne.

Efter § 77, stk. 4, skal ledelsen sikre, at generalforsamlingen afvikles på betryggende vis. Systemet skal være indrettet, så kapitalejerne kan deltage, ytre sig og stemme. Det skal også på pålidelig måde kunne fastslå, hvilke kapitalejere der deltager, hvilken kapital og stemmeret de repræsenterer, og resultatet af afstemningerne. Efter stk. 3 skal indkaldelsen oplyse, hvordan kapitalejerne tilmelder sig elektronisk deltagelse, og hvor de finder oplysning om fremgangsmåden.

For bestyrelsen gælder § 125. Bestyrelsesmøder kan holdes skriftligt eller ved brug af elektroniske medier, i det omfang det er foreneligt med bestyrelsens hverv. Et medlem af ledelsen kan forlange, at der finder en mundtlig drøftelse sted.

Kravet om pålidelig registrering af deltagere, stemmeret og afstemningsresultater er et teknisk krav. Hvordan et brud på kravet påvirker beslutningernes gyldighed, er en juridisk vurdering.

Hvilke data et digitalt møde efterlader

Afhængigt af platformen kan der findes:

Tilmeldingsdata: hvem der tilmeldte sig, hvornår, og hvordan de blev identificeret, for eksempel med MitID eller en tilsendt kode.
Deltagerlog: hvornår hver deltager loggede på og af, og fra hvilken enhed eller IP-adresse.
Afstemningsdata: hvilke stemmer der blev afgivet, med hvilken vægt, og hvornår afstemningen blev åbnet og lukket.
Fuldmagter: registrering af fuldmagter og hvilken kapital de dækker.
Chat og spørgsmål: indlæg skrevet under mødet, også dem der ikke blev læst op.
Optagelse: lyd eller video, hvis mødet er optaget.
Tekniske fejllogs: afbrydelser, mislykkede logins og fejl i afstemningsmodulet.

Ikke alle platforme logger det samme. En almindelig videomødetjeneste registrerer typisk deltagere og tider, men har intet afstemningsmodul. Stemmer afgivet ved håndsoprækning på video efterlader derfor kun spor, hvis mødet er optaget.

Mange af data ligger hos en ekstern udbyder, ikke i selskabet. Opbevaringstiden kan være kort. Det skal derfor afklares tidligt, hvem udbyderen er, og hvordan data kan bevares.

Typiske stridspunkter

“Jeg kunne ikke komme ind”

En kapitalejer påstår, at vedkommende ikke kunne logge på eller ikke kunne stemme. Deltagerloggen og fejlloggen kan vise mislykkede forsøg. Men en manglende linje betyder ikke nødvendigvis, at kapitalejeren ikke prøvede. Problemet kan ligge i kapitalejerens eget netværk eller i en mail med loginoplysninger, der aldrig kom frem. Begge sider af forbindelsen bør undersøges.

“Stemmerne er talt forkert”

Afstemningsmodulet beregner resultatet ud fra den kapital, der er knyttet til hver deltager. Hvis registreringen af kapital eller fuldmagter er forkert, bliver resultatet forkert, selv om systemet regner korrekt. Sammenhold derfor afstemningsdata med ejerbogen og fuldmagtsregistreringen på mødedagen.

“Jeg blev afbrudt”

Dirigenten kan afskære indlæg efter § 101, stk. 2. Spørgsmålet kan være, om en deltager blev slået fra af dirigenten, eller om forbindelsen faldt ud. Platformens moderatorlog kan ofte vise, om en deltager blev slået fra manuelt.

“Det var ikke kapitalejeren, der stemte”

Hvis en kapitalejer har fået et link eller en kode på mail, kan en anden person have brugt det. Hvordan deltagerne blev identificeret, er derfor centralt. Et login med MitID knytter deltagelsen tættere til en bestemt person end et link, der kan videresendes. Ved fuldmagter skal det også afklares, hvem der loggede på som fuldmægtig, og om fuldmagten var registreret, før afstemningen blev åbnet.

Protokollen og de digitale data

Efter § 101, stk. 3, skal der føres en protokol over forhandlingerne, som underskrives af dirigenten. Efter stk. 4 skal protokollen eller en bekræftet udskrift være tilgængelig for kapitalejerne senest to uger efter generalforsamlingen.

Protokollen er et sammendrag. Platformens data kan bekræfte eller udfordre den. Hvis protokollen siger, at et forslag blev vedtaget med et bestemt flertal, bør afstemningsdata kunne vise det samme. Hvis der er en optagelse, er den ofte det stærkeste bevis for, hvad der faktisk blev sagt.

Hvis referatet er lavet med et AI-værktøj ud fra optagelsen, gælder særlige forbehold. → AI-mødereferater og transskriptioner som bevis

Bestyrelsesmøder på video og skriftligt

Bestyrelsesmøder online efterlader ofte færre spor end generalforsamlinger. Der er sjældent et afstemningsmodul. Beslutninger fremgår af referatet, og deltagelse fremgår af kalenderen og mødeplatformens deltagerliste. → Kalenderen som bevis

Ved skriftlige beslutninger, for eksempel via mail eller en bestyrelsesportal, er det relevant, hvornår hvert medlem tilkendegav sin stilling, og om nogen bad om mundtlig drøftelse. Svarenes tidspunkter og indhold bør sikres i originalformat. → Aktionærtvister og bestyrelsesportaler

Sikring

Når en beslutning bliver anfægtet, bør der hurtigt tages stilling til:

Hvem der er udbyder af mødeplatformen og afstemningssystemet.
Hvilke data udbyderen gemmer, og hvor længe.
Om selskabet selv kan eksportere deltager- og afstemningslogs.
Om der findes en optagelse, og hvor den ligger.
Hvilke fuldmagter og registreringer der lå til grund for mødet.

Eksporter bør hentes med en beskrivelse af fremgangsmåden og hashværdier, så det senere kan vises, at de ikke er ændret. → Bevarelsespligt og litigation hold

Typiske fejl

At nøjes med protokollen, når platformens data kunne vise forløbet mere præcist.
At vente med at bede udbyderen om bevarelse, til data er slettet.
At tolke en manglende loglinje som bevis for, at kapitalejeren ikke forsøgte at deltage.
At glemme at sammenholde afstemningsdata med ejerbog og fuldmagter.
At overse chatindlæg, der ikke blev læst op på mødet.