Kalenderen som bevis

En kalender ser ud som en enkel oversigt over aftaler. I en tvist kan den have stor betydning. Den kan vise, at et møde var planlagt, hvem der var inviteret, hvem der takkede ja, og hvornår aftalen blev flyttet. Den kan bruges til at underbygge en vidneforklaring eller til at så tvivl om en påstand om, at et møde fandt sted.

Men en kalenderpost er ikke et referat. Den viser, hvad der var planlagt, og ofte ikke, hvad der skete.

Hvor kalenderen bruges

Kalenderdata kan blive relevante i mange typer civile sager:

Aftaletvister, hvor det er uenigt, om et møde fandt sted, og hvem der deltog
Ansættelsessager, fx om arbejdstid, fravær eller deltagelse i møder
Rådgiveransvar, hvor det er relevant, hvornår en rådgiver blev orienteret
Fristspørgsmål, hvor en kalenderpåmindelse kan vise, at en part kendte en frist
Familie- og samværssager, hvor delte kalendere bruges til planlægning

Om kalenderen er relevant for en arbejdstidssag, er også beskrevet i Arbejdstid og overarbejde: logdata som bevis.

Hvad en kalenderpost indeholder

En kalenderpost i Outlook eller Google Kalender indeholder typisk mere, end der ses i visningen:

Arrangør og inviterede deltagere
Tidspunkt, varighed og tidszone
Emne, beskrivelse og eventuelt vedhæftede filer
Mødelink til et onlinemøde
Svar fra deltagerne: accepteret, foreløbigt, afvist eller intet svar
Tidspunkt for oprettelse og seneste ændring
Gentagelsesmønster for faste møder

Hertil kommer de mails, der sendes, når en invitation oprettes, ændres eller aflyses. Invitationer og svar sendes som mails, og de kan ligge i indbakker, også hos deltagere, der senere har slettet selve kalenderposten.

Hvad kalenderen kan vise

En kalender kan underbygge:

At et møde var planlagt på et bestemt tidspunkt
At en person var inviteret og modtog invitationen
At en deltager aktivt accepterede eller afviste
At et møde blev flyttet eller aflyst, og hvornår

Hvis kalenderdata stemmer overens med andre spor, fx mails, chatbeskeder eller logdata fra et mødesystem, styrkes billedet. Hvordan flere kilder sættes sammen, er beskrevet i Tidslinjer som bevis: opbygning og angreb.

Hvad kalenderen ikke viser

Advokaten bør være forsigtig med at lade kalenderen bære mere, end den kan:

Planlagt er ikke afholdt. Et møde kan være aflyst mundtligt uden at blive fjernet.
Accepteret er ikke deltaget. En deltager kan takke ja og blive væk.
Mange accepterer automatisk. Nogle opsætninger eller assistenter accepterer invitationer på brugerens vegne.
Delegerede kan handle. En assistent eller kollega med adgang kan oprette, ændre og acceptere poster.
Beskrivelsen kan ændres. Teksten i en post kan rettes efter mødet.

Spørg derfor altid, om andre havde adgang til kalenderen, og om der er spor af, hvornår posten senest blev ændret. Et manglende svar på en invitation betyder heller ikke, at den ikke blev set. Mange åbner invitationer uden at svare.

Tidszoner og gentagelser

Kalendere gemmer typisk tidspunkter i en fælles tidsstandard og viser dem i brugerens lokale tid. Et skærmbillede fra en person i en anden tidszone kan derfor vise et andet klokkeslæt end klientens kalender. Det samme gælder ved skift mellem sommer- og vintertid, hvor et fast møde kan se ud til at flytte en time.

Gentagne møder er en særlig kilde til fejl. En ændring af én forekomst kan være gemt som en undtagelse, mens resten af serien er uændret. En eksport, der kun viser serien, kan skjule undtagelsen.

Skærmbillede eller eksport

Kalenderdata fremlægges ofte som skærmbilleder af en uge- eller dagvisning. Det viser, hvad der stod på skærmen, men ikke arrangør, ændringstidspunkt, svar eller tidszone. Hvordan skærmbilleder bør vurderes, er beskrevet i Modparten fremlægger skærmbilleder: det skal du spørge om.

Bedre materiale kan være:

Den oprindelige invitationsmail med tilhørende kalenderfil
Svarmails fra deltagerne
En eksport af kalenderposten med alle felter
Hos virksomheder: data trukket af administratoren fra postkassen, inklusive slettede kalenderelementer, hvis de kan gendannes

Invitationsmailen kan også vurderes på samme måde som andre mails, fx om hvornår den kom frem. → Hvornår er en mail kommet frem?

Når kalenderen er ændret

Påstår en part, at en kalenderpost er ændret eller oprettet bagefter, kan der være spor at undersøge. Ændringstidspunkt på posten, kopier hos andre deltagere og eventuelle logs i mailsystemet kan vise, om posten er oprettet før eller efter de begivenheder, sagen drejer sig om. Det er en teknisk vurdering, der kræver adgang til data fra systemet og ikke kun en visning.

Kalenderen og mødesystemet

Er mødet holdt online, kan mødesystemet have egne spor, der supplerer kalenderen. Teams, Meet og Zoom kan registrere, hvem der deltog, hvornår de kom ind, og hvornår de forlod mødet. Hvor længe disse oplysninger gemmes, og hvem der kan se dem, afhænger af tjenesten og opsætningen. Ofte er det kun arrangøren eller organisationens administrator, der har adgang.

Sådanne deltagerlister viser, hvilke konti der var koblet på mødet. De viser ikke, om personen fulgte med, eller om flere sad ved samme skærm. De er alligevel et stærkere spor for afholdelse end kalenderposten alene, og de bør sikres tidligt.

Spørgsmål til klienten

Hvilket kalendersystem bruger klienten og modparten?
Hvem havde adgang til at oprette eller ændre poster?
Findes invitationen og svarene stadig som mails?
Har klienten slettet eller ændret poster efter tvisten opstod?
Har andre deltagere kopier af samme post?

Hvad en IT-sagkyndig kan undersøge, og hvad der ikke kan konkluderes

Med adgang til postkassen eller en eksport kan en IT-sagkyndig typisk:

udtrække kalenderposten med alle felter, herunder tidspunkt for oprettelse og ændring,
finde invitations- og svarmails og sammenholde deres tidspunkter med posten,
sammenligne kopier af samme post hos arrangør og deltagere, som typisk bærer et fælles id for mødet,
gennemgå undtagelser i gentagne møder,
kontrollere, hvilken tidszone posten er oprettet i.

Undersøgelsen kan vise, om posten og mailene hænger sammen, og om posten er ændret efter et bestemt tidspunkt. Den kan ikke vise, hvad der blev sagt på mødet, eller om en person fysisk var til stede i et lokale. Er posten ændret, kan systemet ofte vise, at den er ændret, men ikke altid hvad der stod før. Et nyt ændringstidspunkt kan også skyldes almindelige handlinger som synkronisering eller et svar fra en deltager. Det bør ikke tolkes som manipulation uden yderligere spor.