Aktionærtvister og bestyrelsesportaler

Når kapitalejere bliver uenige, handler sagen ofte om information. Hvad fik bestyrelsen forelagt? Hvornår? Blev en minoritet holdt uden for? I mange selskaber ligger det materiale i dag i en bestyrelsesportal: et system, hvor dagsordener, bilag, referater og beslutninger deles med ledelsen. Portalen er et stærkt bevis, hvis den bliver sikret rigtigt. Den er også let at miste adgang til. Denne artikel ser på portalen fra advokatens side, når tvisten står mellem kapitalejere eller mellem kapitalejere og ledelse.

Spørgsmålet om ledelsens ansvar, og hvad den enkelte vidste, er behandlet særskilt. → Ledelsesansvar: mails og bestyrelsesmateriale som bevis

Hvad en bestyrelsesportal typisk gemmer

Portalerne er forskellige, men de fleste har nogle fælles typer data:

Dokumenter med versioner: dagsordener, bilag, udkast og endelige referater.
Mødedata: indkaldelser, deltagere, afbud og tidspunkter.
Godkendelser: hvem har godkendt et referat eller en skriftlig beslutning, og hvornår.
Adgangslogs: hvem har åbnet, hentet eller kommenteret et dokument.
Brugeradministration: hvem havde adgang til hvilke mapper i hvilken periode.

Hvilke data der findes, og hvor længe de gemmes, afhænger af produktet og af selskabets opsætning. Det skal afklares konkret hos den, der administrerer portalen.

Typiske bevistemaer i aktionærtvister

Fra IT-siden går nogle spørgsmål igen:

Fik alle bestyrelsesmedlemmer det samme materiale? Mappernes rettigheder kan vise, om nogle dokumenter kun var synlige for en del af bestyrelsen.
Hvornår blev materialet gjort tilgængeligt? Uploadtidspunktet kan sammenholdes med mødedatoen.
Er referatet ændret efter mødet? Versionshistorikken kan vise, om teksten er rettet efter godkendelse.
Hvem har læst hvad? Adgangsloggen viser åbninger, men ikke om dokumentet blev læst og forstået.

Det sidste punkt kræver forsigtighed. At en konto åbnede et bilag i tre sekunder, er ikke bevis for, at indholdet var kendt. At en konto aldrig åbnede det, udelukker heller ikke, at indholdet var kendt fra et møde eller en mail. → Sådan læser du en logfil

Hvem har adgang til data?

Portalen administreres normalt af selskabet, ofte af direktionen eller et sekretariat. Det betyder, at den part, som minoriteten er i tvist med, også styrer beviset.

Et bestyrelsesmedlem, der bliver valgt fra, mister typisk adgangen med det samme. Mange portaler kan desuden slette lokale kopier på medlemmets enhed, når adgangen lukkes. Hvis klienten er det fratrædende medlem, bør det derfor afklares, før adgangen ophører, hvad klienten lovligt kan bevare. Det er en juridisk vurdering, der også skal tage højde for tavshedspligt og selskabets regler.

Hvis klienten er selskabet eller majoriteten, bør portalens logs og versioner bevares, så snart en tvist er varslet. Mange portaler har en udløbstid for logdata, og den kan være kortere end sagens forløb. → Bevarelsespligt og litigation hold

Granskning efter selskabsloven

En særlig vej til oplysninger er granskning. Efter selskabsloven § 150 kan en kapitalejer på generalforsamlingen foreslå granskning af selskabets stiftelse eller af nærmere angivne forhold vedrørende forvaltningen eller visse regnskaber. Vedtages forslaget ikke, men får det tilslutning fra kapitalejere, der repræsenterer 25 pct. af selskabskapitalen, kan en kapitalejer inden for fire uger anmode skifteretten om at udnævne granskningsmænd. Efter § 151 kan granskningsmanden af ledelsen kræve de oplysninger, der må anses for at have betydning for bedømmelsen af selskabet. Efter § 152 afgiver granskningsmændene en skriftlig beretning til generalforsamlingen.

Fra IT-siden er det relevant, at oplysningerne i dag næsten altid er digitale. En granskning kan derfor omfatte portalens dokumenter, mails og regnskabsdata. Det er en fordel, hvis granskningstemaet er formuleret, så det klart omfatter de relevante systemer og perioder. Om granskning er den rette vej i den konkrete sag, og hvordan temaet skal afgrænses, er en juridisk vurdering.

Når sagen kommer for retten

I en retssag kan portalens data kræves fremlagt efter de almindelige regler om edition. En begæring bør være konkret:

Hvilken portal og hvilke mapper?
Hvilken periode?
Dokumenter i alle versioner eller kun de endelige?
Adgangslogs for bestemte dokumenter eller brugere?
Rettighedsoversigter, der viser, hvem der kunne se hvad?

En bred begæring om “alt bestyrelsesmateriale” giver ofte et stort udtræk uden de logs, der kunne afgøre spørgsmålet. → Editionsbegæring om digitale beviser

Hvis modparten fremlægger rapporter fra portalen, bør det afklares, hvordan de er lavet. En rapport over “dokumenter læst af X” er et udvalg, som nogen har bestilt. Den kan være korrekt, men den bør kunne føres tilbage til portalens rå logdata.

Mails og chat ved siden af portalen

Bestyrelsesarbejde foregår sjældent kun i portalen. Udkast sendes på mail, og beslutninger drøftes i chatgrupper. Det giver to risici. Den ene er, at portalen ser fuldstændig ud, selv om afgørende drøftelser foregik andre steder. Den anden er, at materiale i private kanaler er svært at få frem. Spørg derfor altid, hvilke andre kanaler bestyrelsen brugte i perioden.

Downloads og udskrifter fra portalen

Klienter møder ofte op med PDF’er hentet fra portalen eller skærmbilleder af en mappe. Det er nyttigt som udgangspunkt, men en PDF hentet fra portalen viser kun dokumentets indhold på hentetidspunktet. Den viser ikke, hvornår dokumentet blev lagt op, hvem der kunne se det, eller om det senere er udskiftet. Notér derfor, hvornår og af hvem filen er hentet, og gem den uændret. Nogle portaler sætter et vandmærke med brugernavn og tidspunkt på hentede filer. Det kan være en hjælp til at dokumentere oprindelsen, men det kan også afsløre, at klienten har delt materiale, der var fortroligt.

Spørgsmål til klienten

Hvilken portal bruger selskabet, og hvem administrerer den?
Har klienten stadig adgang, og hvornår ophører den?
Hvilke dokumenter eller møder er centrale for tvisten?
Hvilke andre kanaler blev brugt til bestyrelsesarbejdet?
Har klienten hentet materiale ned, og i så fald hvornår og hvordan?

Spørgsmål til portalens administrator eller leverandør

Mange af de afgørende oplysninger kan kun leverandøren eller administratoren give. Det er nyttigt at stille spørgsmålene skriftligt, så svarene kan bruges senere:

Hvilke hændelser logger portalen, og hvor længe gemmes de med selskabets opsætning?
Gemmer portalen alle versioner af et dokument, eller kun et begrænset antal?
Kan det ses, hvornår en brugers rettigheder til en mappe blev ændret, og af hvem?
Kan logdata eksporteres i rå form, og i hvilket format?
Er der sket opdateringer af portalen i perioden, som har ændret logningen?

Svarene afgør, hvilke bevistemaer der overhovedet kan belyses. Hvis portalen kun gemmer de seneste versioner, kan en påstand om et ændret referat måske ikke afklares fra portalen alene, men kræve sammenligning med kopier sendt på mail.