Myndigheden som modpart: journalisering, sms og chats

Når en kommune, en region eller en statslig myndighed er modpart i en civil sag, kan det se ud, som om dokumentationen er i orden. Myndigheder har journalsystemer, notatpligt og faste procedurer. I praksis ligger en del af forløbet ofte uden for journalen: i sms’er på tjenestetelefoner, i chats i Teams, i mails, der aldrig blev lagt på sagen, og i fagsystemer med egne logs. Denne artikel handler om retssagen mod myndigheden, og om hvordan advokaten bruger reglerne om journalisering og notater til at vurdere, hvad der burde findes. Aktindsigt før sagen er beskrevet i en særskilt artikel. → Aktindsigt som bevisvej hos myndigheder

Reglerne som målestok

Offentlighedsloven indeholder to pligter, der er nyttige som målestok, når myndighedens materiale skal vurderes (retsinformation.dk):

• Journalisering. Efter § 15, stk. 1, skal dokumenter, der er modtaget eller afsendt som led i administrativ sagsbehandling, journaliseres, i det omfang de har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter i endelig form. Efter stk. 3 skal journalen som minimum indeholde dato for modtagelse eller afsendelse og en kort angivelse af indholdet. Efter stk. 4 gælder pligten for statslige myndigheder og for den kommunale og regionale centralforvaltning.
• Notatpligt. Efter § 13 skal en myndighed i sager, hvor der træffes afgørelse, notere oplysninger af betydning, som den modtager mundtligt eller på anden måde, og efter stk. 2 også væsentlige sagsekspeditionsskridt, der ikke fremgår af sagens dokumenter.

Reglerne siger ikke i sig selv noget om, hvordan retten skal vurdere et hul i materialet. Men de giver advokaten et konkret udgangspunkt for at spørge: Hvor er notatet om telefonsamtalen? Hvorfor er mailen fra klienten ikke journaliseret? Om pligterne gælder for den konkrete enhed og sagstype, er en juridisk vurdering.

Hvor forløbet faktisk ligger

Fra IT-siden består en myndigheds dokumentation typisk af flere lag:

• ESDH-systemet (elektronisk sags- og dokumenthåndtering) med sager, dokumenter og journalindførelser.
• Fagsystemer, for eksempel til byggesager, sociale sager eller kontrol, med egne registreringer og logs.
• Mailsystemet, hvor mails kan ligge i personlige postkasser uden at være lagt på sagen.
• Chat og møder, typisk Teams, med beskeder, der følger organisationens opbevaringsregler.
• Tjenestetelefoner med sms og eventuelt beskedtjenester.
• Private telefoner, hvis medarbejdere har brugt dem til arbejdet.

Journalen viser kun det, der er lagt ind i ESDH-systemet. Resten skal findes andre steder, og det sker kun, hvis nogen leder efter det.

Revisionsspor i ESDH-systemet

De fleste ESDH-systemer registrerer mere end det, der ses på aktlisten. Der kan være spor af, hvem der oprettede et dokument, hvornår det blev journaliseret, om det er ændret bagefter, og om der findes tidligere versioner. Det kan have betydning, hvis der er tvivl om, hvornår et notat blev skrevet, eller om en afgørelse blev ændret efter afsendelse.

Datoen på et notat er ikke nødvendigvis datoen for dets oprettelse. Hvis det har betydning, kan der spørges konkret til systemets registrering af oprettelse, journalisering og senere ændringer. → Antedaterede dokumenter: blev det skrevet senere end påstået?

Sms og chats

Sms’er og chatbeskeder er den svageste del af myndighedens dokumentation. De bliver ikke altid overført til sagen, og telefoner udskiftes, nulstilles og afleveres, når en medarbejder fratræder. Chats i Teams kan være underlagt regler om automatisk sletning, som organisationen har sat op.

Når en myndighed er modpart, bør advokaten derfor tidligt:

1. Identificere de medarbejdere, der har haft kontakt med klienten.
2. Bede om, at deres tjenestetelefoner, postkasser og chats bevares for den relevante periode.
3. Spørge til, om der gælder automatisk sletning i mail- eller chatsystemet, og om den kan sættes i bero.
4. Spørge til, om private telefoner er brugt til kontakten.

En skriftlig anmodning om bevarelse skaber også dokumentation for, hvornår myndigheden blev gjort opmærksom på behovet. → Bevarelsespligt og litigation hold

Når driften ligger hos en leverandør

Mange myndigheder har overladt drift af ESDH, fagsystemer og telefoni til eksterne leverandører eller fælles driftscentre. Det betyder, at logs og sikkerhedskopier kan ligge hos en anden end myndigheden selv. Spørg derfor, hvem der driver de relevante systemer, og hvor længe logs og kopier gemmes. Myndigheden kan typisk få leverandøren til at trække data, men det tager tid, og opbevaringsperioderne løber imens. Hvis data kun findes hos leverandøren, kan det have betydning for, hvordan en begæring formuleres, og hvem der skal kunne forklare om udtrækket bagefter.

Under retssagen

Når sagen er anlagt, er myndigheden part som enhver anden. Efter retsplejelovens § 298 kan retten efter begæring pålægge modparten at fremlægge dokumenter, der er undergivet dens rådighed (retsinformation.dk). Efter § 300 skal begæringen angive de kendsgerninger, der skal bevises, og grundene til, at modparten har dokumenterne.

Her er journaliseringspligten nyttig. Kan advokaten pege på, at et dokument efter reglerne burde være journaliseret, eller at et notat burde være skrevet, bliver det lettere at begrunde, hvorfor myndigheden må forventes at have materialet. Beskriv også de tekniske kilder konkret: navngivne postkasser, telefonnumre, Teams-kanaler, perioder og fagsystemer. → Editionsbegæring set fra IT-siden

Efter § 344, stk. 2, kan retten ved bevisbedømmelsen tillægge det virkning, hvis en part ikke efterkommer modpartens opfordringer. Om og hvordan det bruges over for en myndighed, er en juridisk vurdering. → Opfordring og processuel skadevirkning ved digitale data

Klientens egen dokumentation

Klienten har ofte et mere fuldstændigt billede af kontakten end myndighedens journal. Sikr klientens sms’er, mails, opkaldslister og eventuelle beskeder i en digital borgerportal eller Digital Post. Klientens opkaldsliste kan vise en samtale, som myndigheden ikke har noteret. Klientens sendte mail kan vise, at et dokument blev modtaget, selv om det ikke er journaliseret.

Når de to sæt materiale sammenholdes, bliver hullerne konkrete. Det er lettere at få svar på “hvor er notatet om samtalen den dag kl. 10.14?” end på et generelt spørgsmål om fuldstændighed.

Typiske fejl

• At gå ud fra, at journalen er hele forløbet.
• At vente med at bede om bevarelse af telefoner og chats, til en medarbejder er fratrådt.
• At bede om “alle dokumenter” i stedet for konkrete kilder og perioder.
• At læse et notats dato som tidspunktet, hvor det blev skrevet.
• At glemme klientens egne opkaldslister og beskeder som modstykke.

Tjekliste

• ☐ Relevante medarbejdere og deres telefoner, postkasser og chats er identificeret
• ☐ Anmodning om bevarelse er sendt tidligt og skriftligt
• ☐ Det er afklaret, om automatisk sletning gælder
• ☐ Klientens eget materiale er sikret og sammenholdt med aktlisten
• ☐ Huller er formuleret som konkrete spørgsmål
• ☐ Revisionsspor i ESDH-systemet er overvejet, hvor tidspunkter er omstridte

→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT