En tandlægeklinik sælges. En fysioterapeut lukker sin praksis. En læge dør, og boet skal afvikle klinikken. I alle tilfælde ligger der et journalsystem med data om mange patienter, og der gælder særlige regler for, hvad der skal ske med journalerne.
For advokaten kan klinikkens data blive relevante på flere måder. Ved et salg kan antallet af aktive patienter indgå i prisen. Efter et salg kan der opstå tvist om, hvad der faktisk blev overdraget. Og i årene efter kan en patientklage eller en erstatningssag kræve, at journalen og dens historik kan findes. Denne artikel ser på de digitale sider af det.
Reglerne i hovedtræk
Reglerne findes i bekendtgørelse nr. 1361 af 24. november 2025 om autoriserede sundhedspersoners patientjournaler, som trådte i kraft 1. januar 2026 (retsinformation.dk). I den version, vi har gennemgået:
- skal behandlingssteder, hvor bl.a. læger, tandlæger, kiropraktorer og jordemødre behandler, opbevare journalerne i mindst 10 år, mens andre behandlingssteder skal opbevare dem i mindst 5 år (§ 35, stk. 1 og 2),
- løber perioden fra den seneste optegnelse i journalen (§ 35, stk. 3),
- skal journaler af betydning for en klage-, tilsyns- eller erstatningssag opbevares, så længe sagen verserer, også efter opbevaringsperioden (§ 35, stk. 5),
- gælder opbevaringsperioden fortsat, selv om behandlingsstedet er ophørt (§ 35, stk. 7),
- skal journalerne ved overdragelse til fortsat drift inden for samme faggruppe overdrages til den, der overtager behandlingsstedet (§ 41, stk. 1),
- skal journalerne fra visse ophørte behandlingssteder, der ikke overdrages, overdrages til Styrelsen for Patientsikkerhed (§ 38).
Der er særregler for bl.a. almen praksis, tandlæger, private sygehuse og patienter, der ikke ønsker deres journal overdraget.
Fra IT-siden er det vigtigt at bemærke, at opbevaringspligten følger journalerne. Den, der overtager dem, overtager også pligten (§ 37, stk. 3). Det har betydning for, hvem der senere kan fremskaffe dem.
Hvad journalsystemet indeholder
Et moderne journalsystem er mere end selve journalnotaterne. Det indeholder typisk:
- journalnotater med versioner og rettelser,
- røntgenbilleder og andet billedmateriale, ofte i et separat system,
- tidsbestilling og fremmødehistorik,
- afregning og ydelseskoder,
- korrespondance med patienter og andre behandlere,
- logs over, hvem der har set og ændret hvad.
Mange klinikker bruger et system, der drives af en leverandør i skyen. Klinikken ejer data, men har ikke selv en kopi. Når klinikken lukker, ophører abonnementet, og leverandøren sletter efter en periode, der står i kontrakten. Det er derfor vigtigt at vide, hvad kontrakten siger om eksport og sletning.
Hvordan loglister og ændringshistorik i en journal læses, er beskrevet i Patientjournalen: loglister og senere ændringer.
Overdragelse ved salg
Ved et salg flyttes data ofte ikke fysisk. Køberen overtager abonnementet hos samme leverandør, eller data eksporteres til et nyt system. Begge dele kan give problemer senere:
- Ved overtagelse af abonnementet fortsætter historikken. Til gengæld kan det være uklart, hvem der har haft adgang hvornår, hvis sælgeren fortsat arbejder i klinikken i en overgangsperiode.
- Ved eksport til et nyt system kan noget gå tabt. Versioner, logs og billeder følger ikke altid med. Det nye system viser måske kun den seneste tekst.
Det anbefales at dokumentere, hvad der blev overdraget: en eksport eller et udtræk på overdragelsesdagen med en hashværdi, en liste over antal journaler, og en beskrivelse af, hvilke datatyper der indgik. Det kan forebygge en senere tvist om, hvorvidt alt blev leveret.
Patientgrundlaget og prisen
Når prisen afhænger af antal aktive patienter eller omsætning, bygger tallene på data fra journalsystemet. En tvist om, hvorvidt sælgerens oplysninger var rigtige, ligner andre sager om garantibrud ved virksomhedsoverdragelse. → Datarum og garantibrud
Det centrale er, hvordan “aktiv patient” er defineret, og om det tal, der blev oplyst, kan genskabes ud fra data. Tidsbestillings- og afregningsdata kan vise, hvor mange patienter der faktisk har været til behandling i en given periode. Det er også her, sletning efter lukning kan blive et problem for den, der skal bevise noget.
Når klinikken lukker uden køber
Lukker klinikken, er der en tidsfrist på flere planer: journalerne skal overdrages, leverandøren vil opsige aftalen, og eventuelle klager eller krav kan stadig være undervejs. Ved dødsfald eller konkurs påhviler pligterne boet. → Kurator og det digitale bo
Før data overdrages, og før systemet lukkes, bør det overvejes:
- om der er verserende klage- eller erstatningssager, der kræver, at historik og logs bevares,
- om andre data end journalerne, fx regnskab eller korrespondance, skal bevares af andre grunde,
- hvordan eksporten dokumenteres.
Senere tvister
Efter et salg eller en lukning kan en patient klage eller rejse krav. Så skal journalen findes hos den, der har overtaget den. Har eksporten mistet versioner eller logs, kan det blive svært at vise, hvad der stod i journalen på et bestemt tidspunkt. Det kan ramme både den behandler, der skrev, og den, der overtog.
Sælgeren har ofte selv brug for journalerne. Rejses en klage over en behandling, sælgeren udførte, skal sælgeren kunne se, hvad vedkommende skrev, og hvornår. Efter salget ligger journalerne hos køberen. Det er en god idé at tage stilling til det i overdragelsesaftalen, så det er aftalt, hvordan sælgeren får adgang, og hvordan adgangen logges.
Det samme gælder den modsatte situation. Fortsætter sælgeren med at arbejde i klinikken efter salget, er der to behandlere i samme system. Det bør være klart, hvem der skrev hvilke notater. Fælles brugerkonti gør det umuligt at skelne bagefter.
Er der en konkret risiko for en sag, bør det relevante bevares ud over det, reglerne kræver. → Bevarelsespligt og litigation hold
Spørgsmål til klinikken og leverandøren
Før en overdragelse eller lukning er det nyttigt at få svar på:
- Hvilket journalsystem bruges, og ligger billedmateriale i et separat system?
- Hvilke eksportformater tilbyder leverandøren, og følger versioner og logs med?
- Hvor længe gemmer leverandøren data efter opsigelse, og kan perioden forlænges?
- Har hver behandler sin egen brugerkonto, eller er der delte logins?
- Hvem har administratorrettigheder, og kan de slette eller ændre historik?
Hvad en IT-sagkyndig kan undersøge
En IT-sagkyndig kan kontrollere, om en eksport er fuldstændig ved at sammenligne antal journaler, notater og billeder med det, systemet viser. Den sagkyndige kan også vurdere, om logs og versioner er bevaret i en form, der kan læses uden det oprindelige system. Ved en tvist om patienttal kan tallet efterprøves ud fra tidsbestillings- og afregningsdata. Hvad der ikke kan konkluderes, er indholdet af notater, der aldrig blev eksporteret, når leverandøren har slettet dem.
Typiske fejl
- At lade leverandørens abonnement udløbe uden en dokumenteret eksport.
- At eksportere journaltekst uden versioner, logs og billeder.
- At overse verserende klager ved lukning.
- At bygge en pris på patienttal uden at kunne genskabe dem.
- At overse, at pligten følger journalerne til køberen.
Tjekliste
- ☐ Gældende regler for faggruppe og ophørsform er afklaret
- ☐ Leverandørkontraktens regler om eksport og sletning er læst
- ☐ Overdragne data er dokumenteret med hashværdi og indhold
- ☐ Versioner, logs og billeder er med
- ☐ Verserende sager er kortlagt før lukning
- ☐ Grundlaget for patienttal kan genskabes
En IT-sagkyndig bør inddrages, når en eksport skal dokumenteres, når data mangler efter en overdragelse, eller når patienttal skal efterprøves.
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
