Arbejdstid og overarbejde: logdata som bevis

Tvister om arbejdstid opstår typisk, når en medarbejder kræver betaling for overarbejde, eller når en arbejdsgiver mener, at en medarbejder ikke har arbejdet den tid, der er registreret. I begge situationer ligger der ofte et stort antal digitale spor: adgangskort, logins, mails sendt sent på aftenen, VPN-forbindelser og registreringer i tidssystemer. Sporene er fristende at bruge, fordi de ser objektive ud. Men et spor af aktivitet er ikke det samme som et spor af arbejde.

Hvilke regler der gælder for arbejdstid, overarbejde og registrering, er advokatens felt. Her handler det om, hvad dataene kan bære, og om de grænser, der gælder for at bruge dem.

Hvilke data findes typisk?

Tidsregistreringssystem · Medarbejderens egne eller automatiske registreringer af start og slut
Adgangskontrol · Brug af adgangskort ved døre og porte
Computer · Log på, log af, skærmlås og genoptagelse
Microsoft 365 eller Google Workspace · Logins, afsendte mails, filaktivitet, møder
VPN og fjernadgang · Forbindelser til virksomhedens netværk hjemmefra
Fagsystemer · Handlinger udført med medarbejderens bruger
Telefon og mobil · Opkald, beskeder og arbejdsapps
Køretøjer · Kørselsregistrering og positionsdata

Hvilke data der faktisk findes, og hvor længe de gemmes, varierer meget. Mange logs opbevares kun i en kort periode, før de overskrives. → Sessioner, tokens og loginlogs

Hvad data kan og ikke kan vise

Den hyppigste fejl er at sidestille en registrering med arbejde. Nogle eksempler, der alle er generiske:

Et adgangskort, der er brugt kl. 7 og kl. 17, viser, at kortet blev brugt ved indgangen to gange. Det viser ikke, at medarbejderen var på arbejdspladsen hele tiden, og heller ikke, at nogen andre ikke brugte kortet.
En computer, der er logget på i ti timer, kan have stået ulåst og ubrugt i store dele af tiden.
En mail sendt kl. 23 kan være skrevet tidligere og sendt med forsinket afsendelse, eller sendt automatisk af et system.
En aktiv session i en cloudtjeneste kan vare i mange timer, uden at nogen bruger den.
Fravær af spor betyder ikke, at der ikke er arbejdet. Møder, telefonsamtaler og fysisk arbejde efterlader ofte få digitale spor.

En sagkyndig kan ofte sige noget om aktivitet, fx at der er sendt mails, redigeret filer eller udført handlinger i et fagsystem på bestemte tidspunkter. Det giver et billede, men sjældent et præcist timetal.

Billedet bliver stærkere, når flere uafhængige kilder peger samme vej. Hvis adgangskort, logins og afsendte mails hver for sig placerer aktivitet i samme tidsrum, er det sværere at bortforklare end en enkelt kilde. Omvendt bør uoverensstemmelser mellem kilderne forklares, før de bruges. Ved hjemmearbejde falder adgangskortet væk, og VPN og cloudlogins bliver vigtigere, men også mere usikre som udtryk for, hvornår arbejdet faktisk foregik. → Sådan læser du en logfil

Medarbejderens privatliv og orientering

Logdata om medarbejdere er personoplysninger. At de findes, betyder ikke, at de frit kan bruges i en tvist om arbejdstid. Det afhænger blandt andet af:

hvad medarbejderne er orienteret om i IT-politik, personalehåndbog eller ansættelseskontrakt,
hvilket formål dataene oprindeligt blev indsamlet til, fx adgangskontrol eller IT-sikkerhed,
om brugen er en kontrolforanstaltning, der kræver forudgående varsel,
om undersøgelsen står i rimeligt forhold til det, tvisten handler om.

→ IT-politik og orientering af medarbejdere

I praksis betyder det:

Træk kun data for den relevante medarbejder og periode.
Undgå indholdet af mails og filer, hvis tidspunkterne er nok.
Positionsdata fra telefoner og køretøjer kan sige meget om privatlivet. Brug dem kun, hvis der er et klart grundlag, og afgræns dem.
Dokumentér, hvad der blev hentet, og hvad der bevidst blev holdt udenfor.

→ Medarbejderens private data på arbejdsudstyr

Begge parter kan have data

Sagen kan føres fra begge sider. En medarbejder, der kræver overarbejde betalt, har måske egne optegnelser, sendte mails på en privat telefon med arbejdskonto eller kalenderdata. En arbejdsgiver har adgang til systemernes logs.

Det giver en skævhed: Arbejdsgiveren kan vælge, hvilke logs der fremlægges. For medarbejderens advokat kan det derfor være relevant at spørge, hvilke kilder der findes, og hvorfor netop de fremlagte er valgt.

Hvis medarbejderens egne optegnelser er ført løbende, fx i en kalender eller et regneark, kan metadata nogle gange vise, om de er skrevet samtidig med arbejdet eller samlet senere. Vurderingen kræver dog, at filerne er sikret i original form og ikke kun kopieret ind i et dokument.

Hvad der sikres først

Logs med kort opbevaringstid, fx adgangskontrol, VPN og logins i cloudtjenester.
Tidsregistreringssystemets data med ændringshistorik, så det kan ses, om registreringer er rettet, og af hvem.
Konfiguration: hvordan systemerne var sat op, fx om skærmlås skete automatisk, og hvilken tidszone loggen bruger.
Medarbejderens egne optegnelser i original form.

Tidspunkter skal læses med omtanke. Mange cloudtjenester logger i UTC, mens adgangskontrol og tidsregistrering ofte bruger lokal tid. En forskel på en eller to timer kan ændre hele billedet af en arbejdsdag. → Tidsstempler og tidszoner

Fra logs til en oversigt over arbejdsdage

Når kilderne er sikret, er næste skridt typisk en oversigt, som retten kan forholde sig til. En IT-sagkyndig kan for hver dag i perioden angive første og sidste registrerede aktivitet i hver kilde, omregnet til samme tidszone. Oversigten bør vise kilderne side om side, så det er synligt, hvor de understøtter hinanden, og hvor de afviger.

Det er vigtigt, at oversigten ikke omdanner aktivitet til timer. Første og sidste spor siger intet om pauser, perioder uden aktivitet eller arbejde, der ikke efterlader spor. En sagkyndig kan beskrive mønstre, fx at der på bestemte ugedage regelmæssigt er aktivitet efter et bestemt tidspunkt, men det er en juridisk og bevismæssig vurdering, hvordan mønstret skal omsættes til arbejdstid.

Gode oversigter angiver også, hvilke dage der mangler data, og hvorfor, fx at en log var overskrevet, eller at medarbejderen var registreret som fraværende. Huller, der ikke er forklaret, inviterer til indsigelser.

Typiske fejl

Logs trækkes for hele ansættelsen, selv om tvisten kun angår en kortere periode.
Adgangskortdata fremlægges som bevis for arbejdstid uden forklaring af, hvordan systemet registrerer.
Rettelser i tidsregistreringen sammenlignes ikke med den oprindelige registrering.
Tidszoner blandes, så aktivitet placeres forkert på døgnet.
Medarbejderens private brug af udstyret indgår i opgørelsen.
Arbejdsgiveren bruger data, som medarbejderne ikke er orienteret om, uden at advokaten har vurderet grundlaget.

Spørgsmål til klienten

Hvilke systemer registrerer tid eller aktivitet, og hvad har medarbejderne fået at vide om dem?
Hvor længe gemmes data i hvert system, og er de allerede overskrevet?
Kan registreringer i tidssystemet rettes, og af hvem?
Hvilke typer arbejde efterlader få eller ingen digitale spor?

Spørgsmål til skønsmanden

“Hvilke registrerede aktiviteter fra medarbejderens bruger findes i de sikrede logs i perioden, opgjort pr. dag?”
“Er der i tidsregistreringssystemet foretaget ændringer af registreringerne, og i givet fald hvornår og fra hvilken bruger?”
“Hvilken tidszone anvender hver af de sikrede logkilder?”