Udbudssager: dokumentation af tilbud og kommunikation

Offentlige udbud foregår i dag næsten udelukkende digitalt. Tilbud afgives gennem en udbudsportal, spørgsmål og svar udveksles i portalen, og rettelser til udbudsmaterialet offentliggøres samme sted. Når der opstår tvist om et udbud, er det derfor ofte portalens data, der afgør, hvad der skete: Blev tilbuddet afgivet rettidigt? Var alle dokumenter med? Fik alle tilbudsgivere de samme oplysninger?

Denne artikel gennemgår, hvilke digitale spor et udbud efterlader, hvem der har dem, og hvad der skal sikres. Spørgsmål om udbudsreglerne, klagefrister og klageadgang er advokatens vurdering.

Hvilke data findes i et udbud?

Upload- og afgivelseslog · Hvem har dem: Portaludbyder og ordregiver · Hvad de kan belyse: Hvornår tilbuddet blev afgivet, og hvilke filer det indeholdt
Kvitteringer · Hvem har dem: Tilbudsgiver · Hvad de kan belyse: At portalen registrerede tilbuddet
Spørgsmål og svar · Hvem har dem: Alle tilbudsgivere og ordregiver · Hvad de kan belyse: Hvilke oplysninger der blev givet, og hvornår
Rettelsesblade og versioner · Hvem har dem: Portal og ordregiver · Hvad de kan belyse: Ændringer i udbudsmaterialet over tid
Beskeder i portalen · Hvem har dem: Afsender, modtager og portal · Hvad de kan belyse: Direkte kommunikation under udbuddet
Adgangslog · Hvem har dem: Portaludbyder · Hvad de kan belyse: Hvem der åbnede tilbud og hvornår
Evalueringsmateriale · Hvem har dem: Ordregiver · Hvad de kan belyse: Hvordan tilbuddene blev vurderet

De fleste udbudsportaler holder tilbuddene utilgængelige for ordregiveren indtil fristens udløb. Det betyder, at portalen typisk har en log over, hvornår tilbuddene blev åbnet, og af hvem. Hvordan det konkret er indrettet, afhænger af portalen.

Tilbudsgiverens egne spor

Tilbudsgiveren har typisk:

kvitteringer fra portalen, ofte på mail og i portalen selv,
de filer, der blev uploadet, i den version, der blev brugt,
interne mails og chats fra tilbudsarbejdet,
browserens historik og eventuelle fejlmeddelelser, hvis upload mislykkedes,
skærmbilleder taget under afgivelsen.

Bed klienten sikre de præcise filer, der blev uploadet, med hashværdier. Har tilbudsgiveren flere næsten ens versioner liggende, kan det senere være svært at vise, hvilken der blev afgivet. → Word og Excel som bevis → PDF som bevis

Rettidighed og tekniske fejl

En hyppig tvist handler om, hvorvidt et tilbud er kommet rettidigt, eller om en teknisk fejl forhindrede afgivelsen. Her er tidsstempler afgørende.

Portalens tid er normalt den, der gælder i praksis. Tilbudsgiverens computer kan gå forkert, og tidszoner kan blandes sammen. → Tidsstempler og tidszoner

Upload er en proces. Store filer tager tid at overføre. Et tilbud kan være påbegyndt før fristen, men først færdigt efter. Portalens log kan vise de enkelte trin, hvis den registrerer dem.

Fejlmeddelelser bør sikres med det samme, gerne som skærmoptagelse eller skærmbilleder med synligt ur, og med en beskrivelse af, hvad der blev gjort. Notér også, om andre tilbudsgivere oplevede problemer, og om portaludbyderen har meldt om driftsforstyrrelser.

Et eksempel: En tilbudsgiver oplever, at upload afbrydes kort før fristen. Kvitteringen kommer først efter fristen. Her er spørgsmålet, hvad portalens log viser om forsøgene før fristen, og om der var en fejl på portalens side. Det kan kun belyses med portaludbyderens data.

Tilbudsfilernes metadata

Office- og PDF-filer indeholder metadata om forfatter, oprettelse og ændringer, undertiden også rester af tidligere versioner. Det kan være relevant, hvis der er tvivl om, hvornår et dokument blev færdigt, eller hvem der har udarbejdet det. Metadata skal læses med forsigtighed: Datoer kan påvirkes af kopiering, konvertering og skabeloner. Har klienten genbrugt en skabelon fra et tidligere tilbud, kan metadata pege på et forkert tidspunkt eller en anden forfatter.

Er der tvivl om, at en fil i portalen svarer til den, tilbudsgiveren har gemt, kan hashværdierne af de to filer sammenlignes. Er de ens, er filerne identiske. Er de forskellige, kan det skyldes en reel forskel, men også at portalen har konverteret, pakket eller signeret filen ved modtagelsen.

Evalueringen

I tvister om selve evalueringen er ordregiverens materiale centralt: evalueringsark, notater, mails mellem evaluatorerne og versioner af evalueringsrapporten. Materialet ligger i ordregiverens egne systemer, ikke nødvendigvis i portalen. Versionshistorik i dokumenter og fildelingssystemer kan vise, hvornår en vurdering blev ændret. Adgang til materialet kan ske ad flere veje.

Hvem skal bevare data?

Portaludbyderen er tredjemand og gemmer logs efter egne regler og aftalen med ordregiveren. Ordregiveren har pligt til at dokumentere udbudsforløbet, men det er ikke sikkert, at detaljerede tekniske logs er en del af den dokumentation. Anmod derfor tidligt om, at relevante logs bevares, både over for ordregiveren og eventuelt portaludbyderen. → Bevarelsespligt og litigation hold → Edition fra tredjemand

Ligebehandling og kommunikation

I tvister om ligebehandling kan det være relevant at dokumentere, hvilke oplysninger der blev givet til hvem og hvornår. Portalens log over spørgsmål, svar og rettelsesblade kan vise, om alle tilbudsgivere fik samme oplysninger samtidig. Kommunikation uden for portalen, fx mails eller telefonopkald mellem ordregiver og en tilbudsgiver, er sværere at dokumentere, men kan fremgå af mailsystemer og telefonlogs.

Er kommunikationen sket i portalen, viser loggen typisk afsender, modtagere og tidspunkt. Sikr både beskederne og eventuelle vedhæftede filer, og notér, om en besked blev sendt til alle tilbudsgivere eller kun til én. Spørgsmål, der vises anonymt for alle i portalen, kan have en afsender, som kun fremgår af portalens interne data.