Skabelon: forligsklausul om data

Denne skabelon er et teknisk udkast til den del af et forlig, der handler om tilbagelevering og sletning af data. Den beskriver, hvad der skal slettes, hvor, hvordan og hvornår, og hvordan det dokumenteres. Skabelonen er et teknisk udgangspunkt, ikke juridisk rådgivning. Advokaten skal tilpasse den til forliget og vurdere de punkter, der har juridisk betydning, fx frister, misligholdelse og kontrolret.

Hvorfor sletning er svær at beskrive, og hvor data typisk gemmer sig, er forklaret i Sletning og tilbagelevering af data efter forlig eller dom.

Sådan bruger du skabelonen

1. Kortlæg placeringer først. Bilag 2 kan ikke udfyldes, før det er afklaret, hvor data kan ligge, også i private konti og på telefoner.
2. Identificér data præcist. Brug filnavn og hashværdi i bilag 1. Det gør det muligt senere at vise, at en fil er den samme.
3. Vælg sletteniveau efter følsomhed. Et højere niveau giver mere sikkerhed, men koster mere.
4. Bevar undtagelserne. Sørg for, at advokaternes og den IT-sagkyndiges kopier ikke slettes ved en fejl.
5. Fjern noterne. Alle-markeringer vurderes og fjernes, før udkastet sendes.

Skabelonen

Klausul: Tilbagelevering og sletning af data

1. Omfattede data

1.1 Klausulen omfatter de filer og data, der er beskrevet i bilag 1 (“Data”), identificeret ved filnavn, placering og hashværdi (SHA-256).

1.2 Klausulen omfatter også kopier, uddrag og udgaver, der er afledt af Data, uanset filnavn og format, herunder data importeret i andre systemer.

2. Omfattede placeringer

2.1 [Forpligtede part] skal slette Data fra de enheder, konti og systemer, der er oplistet i bilag 2, samt fra enhver anden placering, hvor [forpligtede part] har eller får kendskab til, at Data findes.

2.2 Bilag 2 omfatter som minimum:

1. computere og eksterne lagringsmedier med [serienummer],
2. mailkonti [adresser], herunder private konti, der har været brugt til Data,
3. cloudtjenester [OneDrive/Google Drive/Dropbox/andet] for konti [brugernavne],
4. telefoner og tablets [model, telefonnummer],
5. systemer hos [ny arbejdsgiver/samarbejdspart/leverandør]: [system].

3. Tilbagelevering

3.1 Inden sletning påbegyndes, udleverer [forpligtede part] en komplet kopi af Data til [berettigede part] på et krypteret medie med hashliste.

3.2 [Berettigede part] bekræfter skriftligt modtagelsen inden [antal] hverdage. Sletning sker først efter denne bekræftelse.

4. Sletningens niveau

4.1 Sletning skal ske på følgende niveau (vælg):

1. Niveau 1: Almindelig sletning med tømning af papirkurv og mappen med slettede elementer.
2. Niveau 2: Som niveau 1 samt sletning af versionshistorik og papirkurv i cloudtjenester.
3. Niveau 3: Sikker sletning med værktøj, der overskriver data, eller udskiftning og destruktion af lagermediet.

4.2 Niveau [x] gælder for [placeringer]. Niveau [y] gælder for [placeringer].

5. Backup

5.1 Data, der indgår i backup, skal ikke slettes enkeltvis. [Forpligtede part] må ikke gendanne Data fra backup, og backuppen slettes efter sin normale levetid, dog senest [dato].

6. Undtagelser

6.1 Følgende er undtaget fra sletning:

1. parternes advokaters sagsakter, herunder fremlagte bilag,
2. de kopier, der er sikret af [IT-sagkyndig], som opbevares krypteret til [dato] og alene må bruges ved tvist om forliget,
3. data, der skal opbevares efter anden lovgivning: [beskrivelse].

7. Frist

7.1 Tilbagelevering sker inden [antal] hverdage efter forligets indgåelse. Sletning er gennemført inden [antal] hverdage efter bekræftelsen i punkt 3.2.

8. Dokumentation

8.1 Senest [antal] hverdage efter sletningen afgiver [forpligtede part] en skriftlig erklæring med:

1. oversigt over enheder, konti og systemer, hvor sletning er sket,
2. fremgangsmåde og sletteniveau for hver placering,
3. dato for sletningen og hvem der har udført den,
4. bekræftelse af, at [forpligtede part] ikke har kendskab til andre kopier af Data.

9. Kontrol (valgfri)

9.1 Ved konkret mistanke om, at Data ikke er slettet, kan [berettigede part] kræve, at en IT-sagkyndig, udpeget af [parterne i fællesskab/anden instans], undersøger de placeringer, der er oplistet i bilag 2. Udgiften afholdes af [part].

Bilag 1: Omfattede data

• 1 · Filnavn: [filnavn] · Placering ved forliget: [sti eller system] · Hashværdi (SHA-256): [hashværdi] · Bemærkning: [fx original, kopi]

Bilag 2: Placeringer

• 1 · Placering: [enhed eller konto] · Type: [computer/mail/cloud/telefon] · Ejer eller bruger: [navn] · Sletteniveau: [1/2/3]

Spørgsmål til den forpligtede part før bilag 2 udfyldes

Bilag 2 bliver kun fuldstændigt, hvis den part, der skal slette, selv bidrager. Bed om svar på skrift:

• Hvilke enheder har været brugt til at åbne eller gemme Data, også private og tidligere enheder?
• Hvilke mailkonti og cloudtjenester har Data været sendt til eller synkroniseret med?
• Er Data delt med andre, fx kolleger, rådgivere eller en ny arbejdsgiver, og hvordan?
• Er Data importeret i et system, fx et CRM eller et regneark med andre oplysninger?
• Hvilken backup findes der af de nævnte enheder og konti, og hvor længe gemmes den?

Svarene bør vedlægges forliget eller henvises til i bilag 2. Viser det sig senere, at Data lå et sted, der ikke blev oplyst, er det lettere at påvise, når svarene foreligger skriftligt.

Hvad en sletteerklæring kan og ikke kan vise

Erklæringen i punkt 8 er en forklaring fra den forpligtede part, ikke et teknisk bevis. Den beskriver, hvad der er gjort, men kan ikke i sig selv vise, at der ikke findes andre kopier. Hvis kontrol efter punkt 9 bliver aktuel, kan en IT-sagkyndig undersøge de oplistede placeringer for Data, fx ved søgning på hashværdier og filnavne og ved gennemgang af spor efter kopiering og sletning.

En sådan undersøgelse kan vise, at Data findes eller har fundet sig på en placering, og ofte hvornår de er slettet. Den kan ikke udelukke kopier på placeringer, der ikke er omfattet af undersøgelsen. Ændrede eller omdøbte filer får andre hashværdier, og her må der i stedet sammenlignes på indhold. Derfor er punkt 1.2 om afledte udgaver og en præcis beskrivelse af Data i bilag 1 vigtige.

Kontrol før forliget underskrives

• ☐ Bilag 1 er udfyldt med hashværdier for alle kendte filer
• ☐ Bilag 2 omfatter private konti, telefoner og tredjemands systemer
• ☐ Sletteniveau er valgt for hver placering
• ☐ Undtagelser for advokater og IT-sagkyndig er medtaget
• ☐ Rækkefølgen tilbagelevering før sletning fremgår

Varianter

• Google Workspace i stedet for Microsoft 365 · Niveau 2 omfatter papirkurv i Google Drive og slettede mails i Gmail. Er Google Vault i brug, aftales, hvordan opbevaringsregler håndteres.
• Data på telefon · Bilag 2 nævner apps, fx beskedapps, og om billeder af skærme skal omfattes. Nulstilling af telefonen kan aftales som niveau 3.
• Egen klient skal slette · Klienten laver en intern modtagerliste, giver medarbejderne skriftlig instruks og samler bekræftelser fra IT.
• Data er blandet med andre data · Aftal, om en IT-sagkyndig skal udskille Data, eller om de berørte poster slettes efter en beskrevet metode.
• Dom i stedet for forlig · Klausulen kan bruges som grundlag for en påstand, men formuleringen skal tilpasses.

Typiske fejl

• “Alle data” uden bilag. En klausul uden præcis identifikation kan hverken overholdes eller kontrolleres.
• Sletning før tilbagelevering. Så er der intet at levere tilbage.
• Backup nævnes ikke. Forliget brydes teknisk, så længe backuppen findes.
• Undtagelserne mangler. Den IT-sagkyndiges kopier slettes, og grundlaget for en senere tvist forsvinder.
• Private konti og telefoner glemmes. Netop dér ligger kopier ofte.
• Ingen hashværdier. Uden dem bliver en senere diskussion et spørgsmål om lighed i indhold, ikke identitet. Se hashværdier.

Skal overholdelsen følges over tid, se også dokumentation af, at et forbud overholdes.

→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT