I en sag om ledelsesansvar er det sjældent nok at vise, at en beslutning gik galt. Det afgørende er, hvad direktion og bestyrelse vidste, da de traf beslutningen, eller da de undlod at handle. Var advarslen sendt? Lå likviditetsprognosen i bestyrelsesportalen? Blev revisorens bemærkning drøftet på mødet? Svarene ligger i mails, i bestyrelsesmateriale og i de spor, systemerne efterlader, når nogen åbner, ændrer eller deler et dokument.
Ansvarsgrundlaget og vurderingen af, om ledelsen har handlet forsvarligt, er advokatens felt. Sagen kan føres af selskabet, af et konkursbo, af kapitalejere eller af kreditorer. Her ser vi på, hvordan viden og tidspunkter dokumenteres digitalt.
Hvem har dataene?
- Selskabet er i drift, ny ledelse rejser krav · Selskabet har mail, portal og systemer
- Selskabet er under konkurs · Kurator har eller kan få adgang til selskabets systemer
- Kapitalejere eller kreditorer rejser krav · Ingen direkte adgang, kræver edition
- Klienten er det sagsøgte ledelsesmedlem · Egen mail og eget materiale, adgang til selskabets data kan være lukket
For et ledelsesmedlem, der skal forsvare sig, er det sidste punkt kritisk. Når vedkommende er fratrådt, er adgangen til portal og mail ofte lukket. Det, der kunne vise, at vedkommende faktisk reagerede, ligger hos modparten. → Editionsbegæring set fra IT-siden
I konkurssituationen er sikringen af boets data en forudsætning for at kunne vurdere et ansvar overhovedet. → Kuratorens digitale bo
Kilderne
Bestyrelsesportalen. Mange bestyrelser bruger en portal til dagsordener, bilag og referater. Portalen kan ofte vise, hvornår et dokument blev lagt op, hvilke versioner der findes, og i nogle tilfælde hvilke brugere der har åbnet det. Adgangslogs er værdifulde, men ikke alle portaler logger læsning, og logs kan have begrænset opbevaringstid.
Mail. Både selskabets mail og eventuelle private mailadresser, som ledelsesmedlemmer har brugt til bestyrelsesarbejde. Det sidste er ikke usædvanligt i mindre selskaber og kan gøre sikringen mere kompliceret.
Referater og deres versioner. Et referat kan være ændret efter mødet. Versionshistorik i dokumentet eller portalen kan vise, hvad der blev tilføjet eller fjernet, og af hvem.
Regneark og prognoser. Budgetter, likviditetsprognoser og analyser ligger ofte i regneark, der er opdateret mange gange. Den version, bestyrelsen fik, er ikke nødvendigvis den, der ligger på drevet i dag.
Chat og beskeder. Drøftelser mellem direktør og formand foregår ofte i en chat eller via sms. De kan vise en uformel viden, der ikke fremgår af referaterne.
Onlinemøder. Kalenderinvitationer, deltagerlister og eventuelle optagelser kan vise, hvem der deltog.
Sendt, modtaget, åbnet og forstået
Spørgsmålet “hvem vidste hvad” kan kun delvist besvares med data. Det er vigtigt at skelne mellem trinnene:
- Sendt: En mail er afsendt fra en bestemt konto på et bestemt tidspunkt. Det kan normalt dokumenteres sikkert.
- Modtaget: Mailen er leveret til modtagerens postkasse. Det kan ofte dokumenteres via maillogs.
- Åbnet: Mailen eller dokumentet er åbnet. Det kan nogle gange ses i portalens log eller i postkassens tilstand, men ikke altid, og en åbning er ikke det samme som læsning.
- Forstået: Modtageren har forstået betydningen. Det kan data ikke vise. Det er en vurdering, der bygger på forklaringer og omstændigheder.
Et eksempel: En økonomichef sender en advarsel om likviditeten til direktøren. Data viser, at mailen blev leveret, og at den er markeret som læst. Det viser ikke, at direktøren tog stilling til den. Hvis direktøren svarede, videresendte den til formanden eller tilføjede emnet til næste dagsorden, er det derimod konkrete spor af, at advarslen blev registreret.
Tidslinjen er sagens rygrad
I sager om ledelsesansvar ender bevisførelsen ofte i en tidslinje: Hvornår forelå oplysningen, hvornår blev den delt, og hvornår blev der handlet? En sagkyndig kan sammenstille tidsstempler fra mail, portal, regnskabssystem og kalender. Det kræver, at tidsstemplerne læses ensartet, og at forskelle mellem systemer forklares. → Tidslinjeanalyse
Hvad en sagkyndig kan, og hvad der ikke kan konkluderes
En IT-sagkyndig kan konkret fastslå, hvilke versioner af et dokument der fandtes på en given dato, hvilken bruger der uploadede eller ændrede dem, om en mail blev leveret, og om et referat er redigeret efter mødet. Den sagkyndige kan også sammenligne den version, der blev sendt til bestyrelsen, med den version, der ligger på drevet i dag, og beskrive forskellene.
Det kan den sagkyndige ikke: vurdere, om ledelsen burde have forstået en advarsel, om en beslutning var forsvarlig, eller hvad der blev sagt mundtligt på et møde, som ingen optog. Fravær af et spor er heller ikke bevis for fravær af viden. At portalen ikke har registreret en åbning, kan skyldes, at dokumentet blev læst som udskrift eller via en kopi sendt på mail. Bed derfor om en erklæring, der skelner tydeligt mellem det, data viser, og det, der kræver forklaringer fra de involverede.
Når klienten er ledelsesmedlemmet
Repræsenterer advokaten et direktions- eller bestyrelsesmedlem, er det ofte klientens egne spor, der kan vise, at der blev reageret. Det kan være en mail med forbehold, en indsigelse i en chat eller et spørgsmål til revisor. Sådanne spor findes måske kun på klientens egen telefon eller private mailkonto.
Bed klienten om at bevare alt, der vedrører selskabet, og ikke at rydde op i gamle beskeder. Sikr materialet med dato og metode, så det ikke senere kan anfægtes som en efterrationalisering. Vær samtidig opmærksom på, at klientens materiale også kan indeholde forhold, der taler imod klienten. Det skal advokaten kende tidligt.
Fik klienten kun materiale som udskrifter eller via en portal, der nu er lukket, kan det være nødvendigt at bede om selskabets kopi af det, der blev stillet til rådighed for netop klienten, og hvornår.
Fortrolighed og afgrænsning
Bestyrelsesmateriale indeholder ofte korrespondance med selskabets advokater og oplysninger om forhold, der ikke vedrører sagen. Gennemgå materialet for fortrolig rådgivning, før det fremlægges eller deles. → Fortrolig korrespondance i digitalt materiale
Private mails og beskeder fra ledelsesmedlemmer skal afgrænses til det, der vedrører selskabet og den relevante periode.
Det skal sikres først
- ☐ Bestyrelsesportalen: dokumenter med versioner og adgangslogs
- ☐ Postkasser for direktion og bestyrelsesmedlemmer i den relevante periode
- ☐ Mails fra private adresser, der er brugt til bestyrelsesarbejde
- ☐ Regneark og prognoser med versionshistorik
- ☐ Regnskabssystemets data og ændringslog
- ☐ Chats og beskeder mellem ledelsesmedlemmer, afgrænset til selskabets forhold
- ☐ Kalendere og mødeinvitationer
Typiske fejl
- Kun det endelige referat fremlægges, mens udkast og ændringer ikke er sikret.
- Den aktuelle version af et regneark antages at være den, bestyrelsen så.
- En mail fremlægges som bevis for viden, uden at det er undersøgt, om den blev leveret og åbnet.
- Portalens adgangslog er ikke sikret, før abonnementet ophørte.
- Private mailadresser brugt til bestyrelsesarbejde overses.
Spørgsmål til klienten
- Hvilken bestyrelsesportal blev brugt, og hvem administrerer den i dag?
- Har ledelsesmedlemmer brugt private mailadresser eller telefoner?
- Hvor ligger budgetter og prognoser, og hvem opdaterede dem?
- Hvornår mener I, at problemet første gang blev kendt?
Spørgsmål til den sagkyndige
- “Hvornår blev likviditetsprognosen gjort tilgængelig i bestyrelsesportalen, og viser portalens log, hvilke brugere der efterfølgende åbnede den?”
- “Er referatet fra det angivne møde ændret efter mødedatoen, og i bekræftende fald hvornår, af hvilken bruger og med hvilket indhold?”
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
