Faglig voldgift og arbejdsretlige sager: digitale beviser

Tvister om overenskomster behandles i det arbejdsretlige system, typisk ved faglig voldgift eller i Arbejdsretten. Parterne er ofte organisationer, og sagen handler om, hvordan overenskomsten er anvendt i praksis. Men bag mange af sagerne ligger digitale spor: tidsregistreringer, adgangslogs, vagtplaner, mails og beskeder.

Denne artikel ser på de digitale beviser i den arbejdsretlige ramme, set fra IT-siden. Procesreglerne, og hvem der fører sagen, er advokatens og organisationernes område.

Hvad er anderledes?

Sammenlignet med en almindelig civil sag er der nogle forhold, der påvirker arbejdet med digitale beviser:

Tempoet er ofte højt, og der kan være begrænset tid til omfattende tekniske undersøgelser.
Opmanden og de partsudpegede medlemmer har typisk stor indsigt i arbejdsmarkedets forhold, men ikke nødvendigvis i IT.
Bevisførelsen hviler ofte på forklaringer fra ledere, tillidsrepræsentanter og medarbejdere. De digitale data skal understøtte forklaringerne, ikke erstatte dem.
Sagen kan angå mange medarbejdere på én gang, fx en hel afdelings arbejdstid eller tillæg.

Det betyder, at det digitale materiale skal være let at forstå og afgrænset til det, der faktisk er stridigt.

Typiske digitale beviser

Arbejdstid, overarbejde, pauser · Tidsregistrering, adgangskort, login i fagsystemer, vagtplaner
Tillæg og løn · Lønsystem, registrering af funktioner, vagttyper og opgaver
Varsling og information · Mails, intranet, Digital Post, beskedsystemer
Tillidsrepræsentantens forhold · Mails, mødeindkaldelser, kalendere, beskeder
Afskedigelse af medarbejdere omfattet af overenskomst · Logdata, mails, adgangsspor, systemrettigheder

For den enkelte medarbejders arbejdstid findes der en særskilt artikel om logdata som bevis for arbejdstid.

Sikr data, før de forsvinder

Mange af de relevante datakilder har korte opbevaringsperioder. Adgangskortsystemer, firewalls og nogle tidsregistreringssystemer gemmer kun data i en begrænset periode, som afhænger af opsætningen. Vagtplaner overskrives, når nye planer lægges ind.

Bed derfor tidligt klienten om at:

Kortlægge, hvilke systemer der indeholder data om det stridige forhold.
Afklare opbevaringsperioden for hvert system.
Eksportere data for den relevante periode og gemme eksporten uændret.
Notere, hvem der har lavet eksporten, hvornår og med hvilken funktion.

Det gælder både arbejdsgiversiden og lønmodtagersiden. En lønmodtagerorganisation har sjældent selv adgang til systemerne og må derfor ofte bede om udlevering. Jo før anmodningen fremsættes, jo større er chancen for, at dataene findes. → Logfiler og logrotation

En logpost er ikke en arbejdshandling

Den hyppigste misforståelse er, at et tidsstempel i en log svarer til et tidspunkt, hvor medarbejderen arbejdede. Det er ikke nødvendigvis tilfældet:

Login kan ske automatisk, fx når en computer starter eller en app synkroniserer.
Adgangskort registrerer, at et kort blev brugt ved en dør, ikke hvem der bar det, eller hvad personen lavede bagefter.
Aktivitet i et fagsystem kan skyldes baggrundsprocesser, planlagte job eller en anden bruger med samme konto.
Manglende logposter betyder ikke nødvendigvis, at der ikke blev arbejdet. Arbejdet kan være udført uden systemadgang.

Logdata skal derfor læses sammen med viden om, hvordan systemet bruges i praksis. Den viden har typisk de medarbejdere og ledere, der bruger systemet hver dag, ikke nødvendigvis IT-afdelingen. → Logdata fra fagsystemer i ansættelsessager

Gør data forståelige for retten

Når mange medarbejdere er omfattet, kan rådata hurtigt blive uoverskuelige. En god fremstilling:

Viser et udvalg, fx en repræsentativ periode eller udvalgte medarbejdere, med en klar forklaring på udvælgelsen.
Samler data i en tabel med dato, medarbejder, registreret tid og den kilde, tallet stammer fra.
Oplyser tidszone og eventuelle huller i data.
Beholder rådata som grundlag, så tabellen kan efterprøves.

Udvælgelsen er vigtig. Hvis modparten kan påvise, at udvalget ikke er repræsentativt, mister fremstillingen vægt. Beskriv derfor på forhånd, hvordan udvalget er fundet, fx tilfældigt, efter faste kriterier eller ud fra de perioder, sagen handler om. Gør det muligt for modparten at kontrollere udvalget mod de samlede data. Et udvalg, der er lavet efter at have set alle data, og som kun viser de bedste eksempler, er let at angribe.

Data og forklaringer skal hænge sammen

I arbejdsretlige sager er forklaringerne fra ledere og medarbejdere ofte det centrale. De digitale data har størst værdi, når de bruges til at understøtte eller efterprøve forklaringerne. Det kræver, at advokaten kender data, før forklaringerne gives.

Gennemgå derfor data med de personer, der skal forklare:

Stemmer data med det, personen husker?
Kan personen forklare afvigelser, fx dage uden registreringer?
Er der arbejdsgange, som data ikke afspejler, fx arbejde hjemmefra uden login?

Hvis data og forklaring peger i hver sin retning, er det bedre at vide det før retsmødet end at opdage det under afhøringen. → Vidneforklaring fra IT-medarbejdere

Når data ligger hos en leverandør

Mange tidsregistrerings-, løn- og vagtplansystemer drives som cloudtjenester. Arbejdsgiveren har adgang til brugerfladen, men ikke nødvendigvis til de underliggende logs. Afklar tidligt:

Hvilke data kan arbejdsgiveren selv eksportere, og i hvilket format?
Hvilke data findes kun hos leverandøren, fx ændringslogs over rettelser i registreringer?
Hvor længe gemmer leverandøren dataene, og hvad koster en udlevering?

Ændringslogs kan være særligt vigtige. Hvis registreringer er rettet efterfølgende, viser den almindelige eksport typisk kun den rettede værdi, ikke den oprindelige.

Hvad en IT-sagkyndig kan bidrage med på kort tid

Når tempoet er højt, er en omfattende forensisk undersøgelse sjældent realistisk. En IT-sagkyndig kan i stedet løse afgrænsede opgaver, der gør materialet mere solidt:

kontrollere, at en eksport er fuldstændig for perioden og ikke mangler dage eller brugere,
forklare, hvad en bestemt type logpost betyder i det konkrete system, og hvad der kan udløse den,
sammenholde to kilder, fx adgangskort og login, og pege på dage, hvor de ikke stemmer,
gennemgå modpartens oversigt og vurdere, om den kan efterprøves mod rådata.

Det, den sagkyndige ikke kan, er at afgøre, hvad der er arbejdstid efter overenskomsten, eller hvorfor en medarbejder var til stede. Den sagkyndige kan heller ikke udfylde huller i data med antagelser. Hvor data mangler, bør det fremgå tydeligt, så opmanden ved, at spørgsmålet må belyses gennem forklaringer.

Medarbejdernes privatliv

Data om arbejdstid og adgang er personoplysninger. Gennemgang og fremlæggelse bør afgrænses til det, der er nødvendigt for sagen, og det bør overvejes, om navne kan erstattes med numre i oversigter. Ved gennemgang af mails gælder særlige hensyn til medarbejdernes private kommunikation. → Må vi læse en medarbejders mail?

Gode og dårlige formuleringer

“Loggen viser, at medarbejderne arbejdede til kl. 22” · “Systemet registrerede seneste aktivitet for brugerkontiene mellem kl. 21.40 og 22.10 på de nævnte datoer”
“Medarbejderen var ikke på arbejde” · “Der er ingen registrering af adgangskortet [nr.] i perioden”
“Data fra systemet” · “Eksport fra tidsregistreringssystemet [navn], foretaget [dato] af [funktion], perioden [dato] til [dato]”

Den præcise formulering er sværere at anfægte, fordi den kun påstår det, data faktisk viser.

Typiske fejl

Data eksporteres først, efter opbevaringsperioden er udløbet.
Logposter fremstilles som arbejdstid uden forklaring af systemets virkemåde.
Der fremlægges store mængder rådata uden oversigt.
Udvælgelsen af eksempler er ikke forklaret.
Personoplysninger om medarbejdere, der ikke er omfattet af sagen, fremlægges unødigt.