Bevisberedskab: råd til klienten efter sagen

Når en sag er afsluttet, er det oplagt for klienten at lægge den bag sig. Men en sag om digitale beviser afslører næsten altid huller: logs, der var slettet, konti, ingen vidste, hvem ejede, eller data, der blev overskrevet, før nogen nåede at sikre dem. Netop efter sagen står det klart, hvad der manglede. Denne artikel handler om, hvordan advokaten kan bruge den viden til at hjælpe klienten med at stå stærkere næste gang.

Hvorfor det er advokatens opgave at tage snakken

Klientens IT-afdeling eller IT-leverandør ser sjældent sagen som en helhed. De har leveret data, når de blev bedt om det. Advokaten har set, hvor beviset var stærkt, og hvor det var svagt. Den indsigt er værdifuld, men den forsvinder, hvis ingen skriver den ned.

En kort evaluering efter sagen, med deltagelse af klientens ledelse, IT-ansvarlige og eventuelt den IT-sagkyndige, kan være nok. Formålet er ikke at placere skyld, men at finde de konkrete punkter, der kan forbedres.

Hvornår evalueringen bør ske

Tag evalueringen kort efter sagens afslutning, mens detaljerne stadig er kendte. Venter man et halvt år, er de involverede måske skiftet, og erfaringerne er glemt. Det kan være en fordel at aftale evalueringen allerede, mens sagen kører, så den ikke bliver nedprioriteret, når presset er væk.

Spørgsmål til evalueringen

Hvilke data havde vi brug for, som ikke fandtes?
Hvilke data fandtes, men var svære eller dyre at hente?
Hvor lang tid gik der fra hændelsen, til data blev sikret?
Hvem skulle træffe beslutninger, og vidste de det?
Hvilke data blev slettet eller overskrevet undervejs, og hvorfor?
Hvad sagde modparten eller retten om vores beviser?

Svarene giver en liste over konkrete forbedringer. Skriv den ned, og aftal, hvem der følger op.

Typiske forbedringer

Logning og opbevaringstid

Mange systemer logger kun i en begrænset periode som standard. Er en tvist først opdaget efter nogle måneder, kan de relevante logs være væk. Klienten bør gennemgå:

hvilke systemer der logger login, adgang til filer og ændringer,
hvor længe logs opbevares, og om perioden kan forlænges,
om logs gemmes et sted, hvor en administrator ikke uden videre kan slette dem.

Opbevaringstiden skal afvejes mod reglerne om persondata. → Logfiler og logrotation

Slettepolitik og bevarelse

En slettepolitik, der automatisk sletter mails eller filer efter en periode, er god databeskyttelse. Men den skal kunne sættes på pause, når der opstår en tvist. Klienten bør have en fast fremgangsmåde for at stoppe automatisk sletning for bestemte personer eller systemer. → Slettepolitik og bevarelse · Bevarelsespligt og litigation hold

Offboarding

Mange sager starter, når en medarbejder fratræder. Hvis computer og telefon nulstilles og genudleveres samme uge, er sporene væk. En enkel regel kan være, at udstyr fra fratrådte medarbejdere i bestemte roller opbevares urørt i en periode, før det bruges igen. → Offboarding uden at miste beviser

Ejerskab af konti og domæner

Sager kompliceres, når domæner, sociale medier eller cloudkonti er registreret i en medarbejders eget navn. Klienten bør have et overblik over, hvem der ejer og administrerer vigtige konti, og sikre, at virksomheden selv har adgang. → Hvem ejer domænet og kontoen?

IT-politik og orientering af medarbejdere

Hvis det var uklart, om virksomheden måtte se i en medarbejders mail eller filer, kan det have kostet tid. En opdateret IT-politik, som medarbejderne er orienteret om, gør det lettere at handle hurtigt og lovligt næste gang.

Backup og gendannelse

Backup kan være en vigtig kilde, når data er slettet. Men det kræver, at backuppen dækker de relevante systemer, gemmes længe nok, og kan gendannes uden at overskrive det, der findes i dag. Klienten bør vide, hvilke systemer der tages backup af, hvor længe den gemmes, og hvem der kan gendanne fra den. Det er også værd at afklare, om cloudtjenester er omfattet, da mange tager for givet, at leverandøren gemmer alt. → Backup som bevis

Tidsangivelser

Sager kan blive komplicerede, hvis systemer har forskellige ure eller tidszoner. Det er en enkel teknisk forbedring at sikre, at servere, netværksudstyr og systemer bruger en fælles tidskilde.

En kort plan for næste gang

Det vigtigste enkeltråd er ofte en skriftlig plan på én eller to sider. Den bør beskrive:

Hvem der skal kontaktes internt og eksternt, når der opstår mistanke om en tvist med digitale beviser.
Hvem der må træffe beslutning om at sikre data og stoppe sletning.
Hvad der ikke må gøres, fx at undersøge en medarbejders computer selv eller nulstille udstyr.
Hvor oversigten over systemer og ejere findes.
Kontaktoplysninger på advokat og IT-sagkyndig.

Planen skal være kort nok til, at den bliver læst, og konkret nok til, at den kan følges under tidspres. → De første 24 timer

Gode og dårlige råd

“I skal have bedre styr på jeres data” · “Forlæng opbevaringen af loginlogs i mailsystemet, og gem dem uden for administratorernes almindelige adgang”
“Pas på ved fratrædelser” · “Opbevar computere fra fratrådte medarbejdere i salg og ledelse urørt i en aftalt periode”
“Lav en beredskabsplan” · “Udpeg én person, der kan stoppe automatisk sletning, og skriv fremgangsmåden ned”
“Brug en IT-sagkyndig næste gang” · “Kontakt IT-sagkyndig, før udstyr undersøges internt”

Hvad advokaten ikke skal

Advokaten skal ikke designe klientens IT-sikkerhed. Rådene bør holde sig til det, sagen har vist, og til det, der har betydning for bevisførelse. Tekniske løsninger hører hjemme hos klientens IT-ansvarlige eller en IT-rådgiver. Advokaten kan pege på behovet og på, hvilke spørgsmål der bør besvares.

Vær også varsom med at love, at forbedringerne vil afgøre en fremtidig sag. Bedre logning og en klar plan gør det lettere at sikre og forklare beviserne. De ændrer ikke på, at hver sag vurderes på sine egne fakta.

Opbevaring af materialet fra sagen

Evalueringen er også et godt tidspunkt at tage stilling til materialet fra den afsluttede sag: Hvad skal gemmes, hvor længe, og hvad skal slettes? Er der aftalt sletning eller tilbagelevering i et forlig, skal det følges op. → Sletning og tilbagelevering af data efter forlig eller dom