De fleste artikler på dette site handler om klientens og modpartens data. Denne handler om advokatens egne. Når en tidligere klient rejser krav mod advokaten, fordi et digitalt bevis gik tabt, eller fordi en frist blev overset, bliver kontorets sagssystem, mailserver og dokumentsystem selv bevismateriale. Spørgsmålet er så ikke, hvad modparten skrev til klienten, men hvad kontoret modtog, hvornår, og hvad der skete med det bagefter.
Artiklen gennemgår, hvilke spor kontorets systemer typisk efterlader, og hvordan de sikres, når en ansvarssag er under opsejling. Den tager ikke stilling til, hvornår en advokat er ansvarlig. Det er en juridisk vurdering.
Udgangspunktet
Efter retsplejeloven § 126, stk. 1, skal en advokat udføre sit hverv grundigt, samvittighedsfuldt og i overensstemmelse med, hvad berettigede hensyn til klienternes tarv tilsiger, og sagerne skal fremmes med fornøden hurtighed. Hvordan det oversættes til et erstatningsansvar i en konkret sag, beskrives ikke her.
Fra IT-siden er pointen enklere: i en ansvarssag skal kontoret ofte kunne dokumentere sit eget forløb. Det kræver, at de relevante data stadig findes, og at de kan forklares.
Typiske situationer
Ansvarssager med et digitalt element har ofte en af disse former:
- Beviset blev ikke sikret. Klienten mener at have bedt om sikring af en telefon eller en mailkasse, og dataene var væk, da det blev gjort.
- Beviset blev modtaget, men ikke brugt. Klienten sendte materiale, som ikke kom med i sagen.
- En frist blev overset. En mail med en frist kom ind, men blev ikke registreret.
- Materialet blev ændret på kontoret. En fil blev konverteret eller åbnet, så metadata ikke længere kunne bruges.
- Materialet blev delt forkert. Fortrolige data blev sendt til den forkerte modtager.
Hver situation peger på forskellige systemer og forskellige spor.
Hvad kontorets systemer typisk registrerer
Sagssystemet
De fleste sagssystemer fører en historik over oprettelse, ændring og tilknytning af dokumenter, frister og notater. Hvor detaljeret historikken er, afhænger af systemet og opsætningen. Nogle systemer viser kun den seneste ændring. Andre gemmer alle versioner og hvem der lavede dem. En frist, der er rettet, kan derfor stå med den nye dato, uden at den gamle fremgår af skærmbilledet, selv om den findes i historikken.
Mailsystemet
Mailserveren kan vise, hvornår en mail fra klienten blev modtaget, i hvilken postkasse den landede, og om den blev flyttet eller slettet. Om det kan vises, afhænger af, hvilke logs og hvilken opbevaring kontoret har slået til. → Hvornår er en mail kommet frem?
Dokumentsystem og fildeling
Dokumentsystemer og fildelingstjenester kan registrere upload, åbning, download og deling. Det kan belyse, om materialet fra klienten blev modtaget, og hvem på kontoret der åbnede det.
Telefoni og kalender
Opkaldslister og kalenderaftaler kan vise, at der var kontakt på et bestemt tidspunkt. De viser sjældent, hvad der blev sagt.
Det første skridt: stop den automatiske sletning
Mange kontorer har sletteregler, der rydder mails, logs eller sagsdata efter en periode. Det er fornuftigt i daglig drift og kan være et krav efter databeskyttelsesreglerne. Når en ansvarssag er mulig, kan de samme regler slette netop de data, der skal bruges. Det gælder også data, der kunne frifinde kontoret.
Vurdér derfor tidligt, hvilke regler der skal sættes på pause for den konkrete sag, og dokumentér beslutningen. → Bevarelsespligt og litigation hold
Sikring af kontorets egne data
Kontorets IT-ansvarlige eller leverandør kan trække data ud, men det bør ske, så udtrækket kan efterprøves:
- Notér, hvilke systemer der er relevante, og hvem der administrerer dem.
- Træk data ud i systemets eget format, ikke kun som skærmbilleder.
- Beregn hashværdier for udtrækket og gem dem adskilt.
- Beskriv, hvordan udtrækket er lavet, og hvilke filtre der er brugt.
- Bevar den fulde historik, ikke kun de linjer, der virker relevante.
Kontoret er part i sagen. Et udtræk, som kontoret selv har lavet uden dokumentation, kan blive mødt med samme spørgsmål, som kontoret selv stiller til modparter. → Sådan læser du en logfil
Hvad sporene ikke viser
- At en mail er modtaget, viser ikke, at den er læst. Den kan være landet i en mappe, som ingen så.
- At et dokument er åbnet, viser ikke, at det er forstået. Åbningen kan være en forhåndsvisning eller en automatisk indeksering.
- At en frist står i systemet, viser ikke, hvornår den blev oprettet, medmindre historikken er bevaret.
- En brugerkonto er ikke en person. På mange kontorer bruger sekretærer og fuldmægtige fælles postkasser.
Påstande om kontorets forløb bør, som alle andre påstande om digitale data, holde sig til det, dataene faktisk registrerer.
Tabte beviser hos klienten
En særlig variant er sagen, hvor klienten mener, at advokaten burde have rådet til sikring af data på klientens egne enheder eller konti. Her er sporene typisk:
- korrespondance mellem kontor og klient om sikring,
- tidspunktet, hvor dataene forsvandt hos klienten,
- om dataene stadig findes andre steder, fx hos modparten eller i en backup.
Det sidste er vigtigt. Et tab kan være mindre, end det ser ud til, hvis data kan genskabes fra en anden kilde. Omvendt kan det være svært at dokumentere, hvornår data forsvandt, hvis klientens enhed er nulstillet. → Når data er slettet: bevisforspildelse
Metadata i kontorets egne dokumenter
Processkrifter og notater kan indeholde forfatterfelter, revisionsspor og tidsstempler, som belyser, hvornår et dokument blev skrevet og af hvem. Det kan styrke kontorets forklaring, men det kan også afsløre forhold, der ikke var tiltænkt. Gennemgå metadata, før dokumenter fremlægges i ansvarssagen. → Metadata i advokatens egne dokumenter
Fristen i sagssystemet
Når sagen handler om en overset frist, er det første spørgsmål ofte, om fristen overhovedet var registreret. Det næste er, om den blev flyttet eller slettet. Sagssystemets historik kan vise det, hvis den er bevaret. Ellers må forløbet stykkes sammen af mails, kalenderaftaler og notater.
Typiske fejl
- At lade automatisk sletning fortsætte, efter at en klient har klaget.
- At fremlægge skærmbilleder af sagssystemet uden historik.
- At lade den medarbejder, sagen handler om, trække data ud alene.
- At gå ud fra, at modtaget betyder læst.
- At glemme, at klientens materiale kan findes i flere kopier.
Tjekliste ved en mulig ansvarssag
- ☐ Relevante systemer er listet: sagssystem, mail, dokumentsystem, telefoni
- ☐ Automatisk sletning er sat på pause for de relevante data
- ☐ Udtræk er lavet i originalformat med hashværdier
- ☐ Fremgangsmåden er beskrevet skriftligt
- ☐ Historik og versioner er bevaret, ikke kun den aktuelle tilstand
- ☐ Påstande om forløbet går ikke længere end sporene
En IT-sagkyndig kan være relevant, når kontorets egne data skal sikres uafhængigt af de medarbejdere, som sagen angår, eller når modpartens fortolkning af kontorets logs skal efterprøves.
→ Haster det? Sådan sikres beviserne nu · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring for advokater hos Nielco IT
