Tjekliste: dagen før en fogedforretning

Dagen før en fogedretlig bevissikring er der ikke tid til at løse store problemer, men der er tid til at opdage dem. Denne tjekliste er til den sidste gennemgang mellem advokaten og den IT-sagkyndige: kendelsens rammer, roller, udstyr og dokumentation. Den er et teknisk udgangspunkt, ikke juridisk rådgivning, og skal tilpasses sagen og kendelsen af advokaten.

Hvordan den digitale del af en fogedretlig bevissikring forberedes og gennemføres, er forklaret i Fogedretlig bevissikring: IT-sagkyndiges rolle. Tjeklisten forudsætter, at den forberedelse er gjort.

Sådan bruger du tjeklisten

1. Gennemgå den sammen. Advokat og IT-sagkyndig går listen igennem i et kort møde eller opkald dagen før.
2. Udfyld pladsholderne. Skriv konkrete navne, adresser og tidspunkter ind, så listen også kan bruges på stedet.
3. Notér afvigelser. Kan et punkt ikke krydses af, skrives det ned, sammen med hvad der gøres i stedet.
4. Gem den udfyldte liste. Den er en del af dokumentationen for, hvordan forretningen blev forberedt.

Tjeklisten

1. Kendelsens rammer

• ☐ Den IT-sagkyndige har modtaget og læst [kendelsen/begæringen] dateret [dato].
• ☐ Det er afklaret, hvilke lokationer der er omfattet: [adresse 1], [adresse 2].
• ☐ Det er afklaret, hvilke enhedstyper der er omfattet: computere, servere, telefoner, eksterne medier, cloudkonti.
• ☐ Det er afklaret, om der skal tages fulde kopier eller laves målrettet sikring, og for hvilke enheder.
• ☐ Afgrænsningen er skrevet ned: søgeord [liste], filtyper [liste], periode [periode fra-til], personer [navne].
• ☐ Det er aftalt, hvordan spørgsmål om, hvorvidt noget er omfattet, forelægges fogeden på stedet.

2. Roller og kontakt

• ☐ Fogeden leder forretningen. Navn: [navn], hvis kendt.
• ☐ Advokat: [navn, mobil]. Varetager det juridiske og kontakten til fogeden.
• ☐ IT-sagkyndig: [navn, mobil]. Står for sikring og dokumentation.
• ☐ Assistent: [navn, mobil], hvis der er flere lokationer eller mange enheder.
• ☐ Mødested og mødetid før forretningen: [sted, klokkeslæt].
• ☐ Det er aftalt, hvem der må tale med modpartens medarbejdere om tekniske forhold, fx adgangskoder.
• ☐ Modpartens forventede IT-kontakt eller IT-leverandør er kendt, hvis det fremgår af offentlige oplysninger: [navn/firma].

3. Udstyr

• ☐ Skrivebeskyttere til de forventede diskforbindelser.
• ☐ Bootmedier eller værktøj til sikring af tændte computere.
• ☐ Værktøj til telefoner med opdaterede licenser, hvis telefoner er omfattet.
• ☐ Lagerkapacitet på krypterede målmedier: mindst [antal TB], beregnet ud fra forventet antal og størrelse af enheder, plus reserve.
• ☐ Kabler og adaptere til forskellige stik og diskformater.
• ☐ Bærbar computer til cloudeksport, med opdateret software.
• ☐ Mobilt internet, så cloudsikring ikke afhænger af modpartens netværk.
• ☐ Strøm: stikdåser og forlængerledninger.
• ☐ Poser og mærkater til bevismateriale og formularer til registrering.
• ☐ Udstyret er testet [dato].

4. Kryptering og adgang

• ☐ Der er en plan for krypterede computere: sikring mens de er tændte og oplåste, eller adgang til gendannelsesnøgler. Se BitLocker og FileVault ved bevissikring.
• ☐ Der er en plan for cloudadgang: hvilke konti, hvordan adgang opnås, og hvordan det dokumenteres.
• ☐ Der er en plan for telefoner, der er låst, eller hvor koden ikke oplyses.

5. Referencemateriale

• ☐ Referencefiler fra klienten er modtaget: [filer, tegninger, kildekode, produktbilleder].
• ☐ Hashværdier af referencefilerne er beregnet og ligger klar til søgning.
• ☐ Søgeordslisten er afprøvet på klientens eget materiale.
• ☐ Navne, brugernavne og mailadresser på de involverede personer er samlet.

6. Dokumentation

• ☐ Skabelon til sikringslog er klar: tidspunkt, enhed, serienummer, metode, værktøj, hashværdi, udført af.
• ☐ Skabelon til søgelog er klar: søgeord, kilde, tidspunkt, antal træffere.
• ☐ Plan for fotodokumentation af enheder og opstilling.
• ☐ Plan for kæde af ansvar fra stedet til opbevaring. Se kæde af ansvar.

7. Efter forretningen

• ☐ Det er aftalt, hvor det sikrede materiale opbevares, og hvem der har adgang.
• ☐ Det er aftalt, hvordan fortrolige data holdes adskilt, indtil der er taget stilling til indsigt.
• ☐ Tidspunkt for opfølgende møde: [dato].
• ☐ Det er aftalt, hvem der kontrollerer hashværdierne af alle kopier, når materialet er bragt i sikker opbevaring.

8. Morgenen før afgang

• ☐ Alle målmedier er tomme, formaterede og mærket med entydigt nummer.
• ☐ Batterier i bærbar computer, telefoner og kamera er opladet.
• ☐ Uret på den sagkyndiges computer og kamera er kontrolleret mod en officiel tidskilde, og afvigelsen er noteret.
• ☐ Kopi af kendelsen, kontaktlisten og denne tjekliste er med på papir, hvis mobilnettet svigter.
• ☐ Det er aftalt, hvem der giver besked til de øvrige, hvis nogen bliver forsinket.

Spørgsmål til klienten dagen før

Klienten kender ofte modpartens forhold bedre end nogen anden. Et kort opkald kan afklare:

• Hvilke programmer og cloudtjenester ved klienten, at modparten bruger, fx fra tidligere samarbejde?
• Er der kendte navne på medarbejdere, som har arbejdet med det materiale, sagen handler om?
• Hvilke filnavne, projektnavne eller interne betegnelser kan bruges som søgeord?
• Er der grund til at tro, at materialet ligger på private enheder eller hos en samarbejdspartner?
• Har klienten selv været i kontakt med modparten for nylig, så forretningen kan være forventet?

Klienten deltager typisk ikke i selve forretningen. Svarene skal derfor være skrevet ned, før man tager af sted.

Hvis noget går anderledes end planlagt

• Flere enheder end forventet · Prioritér efter afgrænsningen, og notér de enheder, der ikke når at blive sikret. Fogeden afgør, hvordan der forholdes.
• En enhed er slukket og krypteret · Sikr den ikke i blinde. Notér enheden og forelæg spørgsmålet om nøgle eller adgang for fogeden.
• Modpartens IT-leverandør skal kontaktes · Lad advokaten afklare med fogeden, hvem der tager kontakten, og notér tidspunkt og indhold.
• Lagerkapaciteten slipper op · Skift til målrettet sikring af de vigtigste kilder, og notér hvad der er fravalgt.
• Netværket afbrydes under cloudeksport · Fortsæt via mobilt internet, og notér tidspunkt for afbrydelse og genoptagelse.

Det vigtigste er, at alle afvigelser bliver skrevet ned undervejs, så de kan forklares senere.

Tilpasning

• Flere lokationer samtidig · Ét sæt udstyr og én dokumentationsansvarlig pr. lokation. Afstem urene på forhånd.
• Primært cloud (Microsoft 365, Google Workspace) · Mindre fysisk udstyr, mere vægt på adgang, mobilt internet og tid til eksport. Revisionslog sikres tidligt.
• Kildekode · Plan for kopi af kodedepoter med fuld historik, fx fra Git-servere eller hostede tjenester.
• Webshop eller hjemmeside · Plan for sikring af hosting, administrationspanel og database, og for dokumentation af den offentlige side.
• Lille virksomhed med få enheder · Fuld kopi af alle omfattede enheder kan være realistisk. Kontrollér, at lagerkapaciteten rækker.

Typiske fejl

• Kendelsen er ikke læst af den IT-sagkyndige. Så kan afgrænsningen på stedet ikke holdes inden for rammerne.
• Lagerkapaciteten er beregnet uden reserve. En enkelt stor server kan bruge hele kapaciteten.
• Afhængighed af modpartens netværk. Bliver netværket afbrudt, standser cloudsikringen.
• Ingen plan for kryptering. En slukket, krypteret computer uden nøgle giver en ubrugelig kopi.
• Søgelog mangler. Bagefter kan det ikke vises, hvad der blev søgt efter, og hvorfor.
• Ingen plan for efter forretningen. Materialet ligger usikret, mens der tages stilling til indsigt.

Har sagen et hastepræg, kan det være relevant at se tidsfrister og hastesager.

→ Haster det? Sådan sikres beviserne nu · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring for advokater hos Nielco IT